Protokoły z posiedzeń są niezbędnymi dokumentami prawnymi dla organizacji non-profit, agencji rządowych, stowarzyszeń i korporacji. Zapewniają zapis procesu decyzyjnego. Minuty różnią się od dyktowania. Nie są one dosłowną transkrypcją tego, co wydarzyło się na spotkaniu; zamiast tego są zapisem tego, kto uczestniczył, o czym dyskutowano, jakie głosy oddano i co postanowiono. Protokoły przechowywane są przez kilka lat.
Przygotuj się na rejestrację dokładnych minut
Przejrzyj agendę spotkania. Pozwoli ci to zaplanować ważne punkty programu, w których będziesz musiał sporządzać notatki. Dostaniesz również informacje o tym, ilu uczestników może się spodziewać.
Przygotuj arkusz uczestnika. Może to być tak proste, jak kartka papieru z tytułem spotkania i datą u góry z kilkoma ponumerowanymi liniami. Rozprowadzisz to na początku spotkania, aby uczestnicy mogli się podpisać.
Upewnij się, że twój sprzęt nagrywający działa poprawnie. Możesz zapisać notatki ze spotkania na laptopie, piórze i papierze lub nagrywając spotkanie. Jeśli spotkanie obejmie poufne informacje, przedyskutuj nagranie z przewodniczącym i wyjaśnij, że masz zamiar użyć nagrania tylko w celu zapewnienia dokładności minut.
Utwórz minuty spotkania dla rekordu
Notuj podczas spotkania. Skoncentruj się na temacie każdej dyskusji i pomiń komentarz. Na przykład, należy pamiętać, że omówiono przydział środków na nowy budynek, ale nie należy pamiętać, że "dyskusja była emocjonalna i gorąca". Zwróć uwagę, kto zaproponował każdy ruch i co zostało rozwiązane.
Utwórz dokument, który będzie oficjalnym protokołem spotkania. Powinien mieć ten sam format co minuty z poprzedniego spotkania. Rozważ skorzystanie z sześciu sekcji: wezwanie do złożenia zamówienia, apel, zatwierdzenie protokołów z ostatnich minut, otwarte sprawy, nowy biznes i odroczenie. Pod każdym z nich znajduje się krótkie i neutralne podsumowanie dyskusji lub działania. Jeśli liczba głosów została uwzględniona, dołącz tę liczbę. Jeśli głosy nie zostały policzone, zaznacz tylko, że wniosek został "przeniesiony" lub "nieudany". Utwórz miejsce na minutę do podpisania przez siebie jako notatka i przewodniczącego, który zatwierdza protokół.
Przekazuj minuty członkom zarządu w ciągu tygodnia od spotkania, a jeśli posiedzenie było publiczne, zgłoś je do publicznej wiadomości. Wprowadź niezbędne poprawki i poprawki. Zapoznaj się z własnymi notatkami lub nagraniem spotkania, jeśli potrzebujesz wyjaśnienia.
Przechowuj protokoły ze spotkań w plikach firmy
Zgłaszaj protokoły ze spotkań z tymi z poprzednich spotkań. Możesz przechowywać minuty w segregatorze, organizowanym przez komisję lub zarząd, w porządku chronologicznym. Ponieważ protokoły z posiedzeń są aktami prawnymi, przechowuj je w siedzibie głównej.
Usuń nagranie ze spotkania, chyba że zasadą zachowania tej płyty jest polityka organizacji. Po zakończeniu minut zazwyczaj nie ma potrzeby utrzymywania kopii zapasowej, a jej zawartość może być poufna lub poufna.
Kopiuj i rozpowszechniaj protokoły ze spotkania na początku następnego spotkania. Zostaną one zatwierdzone jako pierwszy punkt widzenia.
Wskazówki
-
Przejrzyj szablony spotkań, jeśli to konieczne. Sprawdź, jak przechowywane są starsze minuty, lub wyszukaj w Internecie "Szablony spotkań konferencyjnych".
