Zaufanie jest trudne do zdobycia i utrzymywania w relacjach biznesowych. Czasami coś tak małego, jak nieporozumienie lub postrzegana niegrzeczność w komunikacji biznesowej, może zniszczyć działający związek. W komunikacji biznesowej dobre maniery mogą oznaczać różnicę między zyskiem a stratą. Uczenie się uprzejmości i uprzejmości przez cały czas może zaoszczędzić zmarnowaną energię w pracy, martwiąc się o to, kiedy można pogadać o etykiecie biznesowej i uprzejmości (zob. Piśmiennictwo 4).
Telefon
Upewnij się, że gdy nie możesz odebrać telefonu, nagrana wiadomość jest szczera i grzeczna. Często w tonie głosu można wyrazić uprzejmość. Przepraszanie za brak dostępu, gdy rozmówca chce z tobą porozmawiać, to pokaz kurtuazyjności. Stwierdzenie, kiedy wrócisz, to kolejna grzeczność. Co najważniejsze, natychmiastowe przesłanie wiadomości jest nie tylko uprzejme, ale i profesjonalne. Odpowiadając na telefon uśmiechnij się. Pokaże się w twoim głosie. Słuchaj całkowicie tego, co ma do powiedzenia rozmówca, zanim zaczniesz mówić. Upewnij się, że prosisz o pozwolenie, zanim zawiesisz dzwoniącego i poczekasz, aż rozmówca powie, że jest w porządku. Nie rozłączaj się bez pożegnania lub powiadomienia o zakończeniu rozmowy, nawet jeśli osoba dzwoniąca jest niegrzeczna.
Wiadomości e-mail stanowią długą drogę w komunikacji biznesowej. Trwają również długo. Mogą stać się trwałymi zapisami twoich słów. Mając tę wiedzę, upewnij się, że przygotowujesz wiadomość e-mail, którą czytasz na głos lub w inny sposób ją przeglądasz, aby upewnić się, że nie tylko zrozumiesz znaczenie, ale także przejrzysz ją w sposób uprzejmy. Zacznij od e-maili z profesjonalnym pozdrowieniem, w którym poznasz swój odbiornik lub grupę odbiorców po imieniu (zob. Piśmiennictwo 3). Pamiętaj, że ten e-mail nie jest zwykłą notatką między przyjaciółmi. Używaj pełnych zdań i dobrej gramatyki. Nigdy nie pisz e-maila, gdy jesteś zły lub w nastroju na odejście, ponieważ istnieje szansa, że e-mail wysłany pod tymi warunkami będzie pozbawiony uprzejmości, która może sprawić, że twoja komunikacja będzie bardziej skuteczna (zob. Piśmiennictwo 2).
Listy
Często dopuszczalne jest wysłanie listu w celu przekazania komunikatu handlowego. Podobnie jak w przypadku e-maila, upewnij się, że Twój list jest sprawdzony pod względem pisowni i formatu, a gramatyka jest sprawdzana pod kątem poprawności. Powiedz dziękuję, kiedy i gdzie trzeba. Pamiętaj o zamknięciu listu z uznaniem dla przewidywanego czasu spędzonego przez odbiorcę na przeczytaniu komunikatu.
Twarzą w twarz
Często najtrudniejsza forma komunikacji biznesowej odbywa się twarzą w twarz. Dobrze jest przejrzeć przed lustrem to, co planujesz powiedzieć. Daje to dobre pojęcie o tym, jak Twoja mimika zmienia się wraz z Twoją wiadomością. Kiedy odwiedzasz inny kraj w celach biznesowych, nie jest grzeczne, aby wymusić swoją kulturę na tych, z którymi jesteś, aby robić interesy (zob. Piśmiennictwo 1). Zrozumienie różnic kulturowych może pomóc w zachowaniu uprzejmości podczas komunikowania się z tymi z krajów, w których osobiste uprzejmości są wyświetlane inaczej niż w zwyczaju.
Tablice ogłoszeń
Ogłoszenia publikowane na tablicach ogłoszeń są powszechne w wielu miejscach pracy. Ta praktyka może czasami prowadzić do nieuprzejmych lub nieuprzejmych komunikatów. Gdy jesteś odpowiedzialny za przekazywanie wiadomości do wszystkich naraz, powinieneś starać się być uprzejmy dla wszystkich. Używanie slangu lub nietypowych zwrotów może obrazić i umniejszyć twoje intencje. Upewnij się, że Twój biuletyn informacyjny lub biuletyn jest napisany z uwzględnieniem wszystkich innych profesjonalnych komunikatów biznesowych.
