Od 2010 r. Przedsiębiorstwa coraz częściej polegają na technologii do produkcji towarów i usług oraz realizacji zadań biznesowych. Aby uwzględnić te zmiany, firmy czasami używają podpisów elektronicznych, nazywanych również podpisami elektronicznymi lub podpisami cyfrowymi. Te podpisy zastępują tradycyjne podpisy atramentowe na papierze. Istnieją pewne zalety i wady związane z używaniem podpisu elektronicznego, z których każdy powinien się zapoznać przed wdrożeniem systemu lub zasad podpisu elektronicznego.
Koszt wyposarzenia
Podpisy elektroniczne są tworzone i odczytywane za pomocą zaawansowanych technologii wykorzystujących sieci do weryfikacji danych osobowych, takich jak lokalizacja firmy lub numery ubezpieczenia społecznego, lub które są wystarczająco zaawansowane, aby porównywać punkty pisma odręcznego lub odcisk palca z punktami na obrazach w bazach danych. Ten sprzęt nie zawsze jest tani, jak wskazał Przewodnik dla początkujących. Nawet po początkowych kosztach, postępy w technologii podpisu elektronicznego oznaczają, że firma musi stale aktualizować swoje systemy podpisów elektronicznych i zapewniać wsparcie techniczne.
Odstraszeni klienci
Systemy podpisów elektronicznych zakładają, że ludzie będą wygodni lub zaznajomieni z metodami i sprzętem do podpisu elektronicznego. Jednak poprzednie generacje jednostek mogły nie mieć kontaktu z nowszą technologią i dlatego mogą mieć problemy z początkowym użyciem. Nawet osoby, które znają się na technologii, nadal będą musiały być na bieżąco ze zmianami technologicznymi, jeśli chcą w przyszłości prowadzić działalność elektroniczną. Brak narażenia na metody i sprzęt oraz konieczność kontynuowania edukacji technologicznej może zniechęcić niektórych klientów do korzystania z podpisu elektronicznego.
Uznanie
Prace prowadzone przez Fritz Grupe opublikowane w wydaniu "The CPA Journal" z 2003 r. Wskazują, że od 2010 r. Istnieje niespójność w uznawaniu podpisów elektronicznych. Ludzie nie muszą koniecznie uznawać podpisu elektronicznego za ważny, w zależności od jego jurysdykcji.
Uwierzytelnianie i weryfikacja
Jeśli chodzi o uwierzytelnianie i weryfikację tożsamości, podpis elektroniczny może być lepszy niż podpis na papierze, w zależności od używanego systemu. Na przykład, jeśli ktoś straci niepodpisaną kartę kredytową, ktoś inny może ją podpisać, a podpis na odwrocie karty będzie pasował do podpisów pokwitowań, nawet jeśli osoba podpisująca nie jest właścicielem karty. Natomiast system podpisu elektronicznego, który opiera się na odciskach palców, jest o wiele bezpieczniejszy, ponieważ nie można replikować ani fałszować matrycy odcisków palców.
Dłuższa działalność
Podpis elektroniczny nie musi znajdować się w tej samej lokalizacji geograficznej, aby zakończyć transakcję lub zatwierdzić umowę. W ten sposób ludzie mogą korzystać z podpisów elektronicznych, aby w razie potrzeby prowadzić biznes z tysięcy kilometrów, zwiększając globalne możliwości biznesowe i potencjalną marżę zysku.
Redukcja materiału i składowania
Imigracyjne i celne egzekwowanie prawa USA i grupy argumentują, że podpisy elektroniczne zmniejszają ilość używanych regularnie materiałów i zajmują mniej miejsca. Ponadto podpisy elektroniczne ułatwiają wykonywanie zadań, takich jak składanie wniosków drogą elektroniczną oraz wyszukiwanie w postaci plików elektronicznych i baz danych. Skraca to czas potrzebny na znalezienie i weryfikację danych. Ogólnie rzecz biorąc, czynniki te mogą obniżyć koszty działalności.
