Zwiększone wykorzystanie systemów elektronicznych do rachunkowości i zarządzania finansami w przedsiębiorstwach zmniejszyło wykorzystanie fizycznych dokumentów w wielu firmach. Oparcie się na systemach zarządzania rekordami cyfrowymi i programach księgowości finansowej umożliwiło niektórym firmom audytorskim oferowanie kontroli bez dokumentów papierowych firmom, które prowadzą przede wszystkim biuro bez papieru. Modele audytu elektronicznego zostały ustalone na podstawie przepisów rządowych, metod stosowanych przez audyt spółek oraz propozycji organizacji księgowych.
Dostępność
Firmy, które zdecydują się na audyt bez dokumentów papierowych, mogą zapewnić większą dostępność dokumentów finansowych i oświadczeń dla personelu audytującego. Zwiększona dostępność może skrócić czas potrzebny personelowi księgowemu i finansowemu na dostarczenie dokumentów audytorom. W zależności od wymagań bezpieczeństwa dostępność może umożliwić audytorom przeprowadzenie przeglądu spoza obiektu biznesowego.
Zdolność śledzenia
Większość elektronicznego systemu kontroli oferuje funkcje raportowania i śledzenia w całym procesie audytu. Menedżerowie firmy audytowanej, a także kierownictwo firmy audytorskiej mogą z łatwością śledzić i monitorować każdy etap procesu przeglądu. To zwiększone śledzenie może pomóc w uproszczeniu wymagań dotyczących zasobów i pomaga zarządzać harmonogramem kontroli. Śledzenie i zarządzanie czasem może być kluczowe, szczególnie dla spółek publicznych z terminami raportowania wymaganymi przez SEC.
Mniej odpadów
Zmniejszenie zapotrzebowania na duplikaty dokumentów finansowych, urządzeń magazynowych i materiałów biurowych może zmniejszyć ilość odpadów, które generują obie firmy. Audyty bez dokumentów papierowych zużywają mniej papieru, toneru atramentowego, energii elektrycznej i materiałów biurowych niż tradycyjny audyt związany z papierem. Zmniejszenie ilości papieru i powiązanych z nim materiałów może przynieść oszczędności i korzyści ekologiczne. To zielone spojrzenie może być ważne dla firm, które chcą promować swoją firmę jako przyjazną dla środowiska.
Szybsza recenzja
Audyt bez dokumentów papierowych może zająć mniej czasu niż tradycyjny proces kontroli papieru szlakowego. Dokumenty finansowe można łatwo załadować do przeglądu i analizy z większą dokładnością. Elektroniczne przetwarzanie zadań kontrolnych minimalizuje błędy ludzkie i konieczność ręcznego wprowadzania informacji do systemu audytu. Gdy element audytu zostanie oflagowany w celu dodatkowego przeglądu, audytorzy mogą łatwo przesłać informacje do działu finansowego w celu sprawdzenia i dodatkowych informacji. Przegląd elektroniczny może zająć mniej czasu niż fizyczne spotkania z papierowymi formularzami. Mniej ręcznej pracy i łatwiejszej recenzji może zmniejszyć oś czasu audytu ogółem.
Zwiększone bezpieczeństwo
Dokumenty fizyczne są trudniejsze do zabezpieczenia niż dokumenty elektroniczne. Elektroniczne dane i dokumenty można zabezpieczyć za pomocą haseł i innych cyfrowych metod zabezpieczeń. Elektroniczny system śledzenia może również notować, kto dokonał przeglądu każdego elementu danych w celu przeglądu bezpieczeństwa. Dokumenty fizyczne można kopiować, zgubić lub umieścić w niezabezpieczonej lokalizacji. Elektroniczny audyt zwiększa bezpieczeństwo systemu finansowego firmy.
