Duże organizacje i te z wieloma lokalizacjami stają w obliczu oszustwa finansowego zwanego pracownikami duchów. Aby je wykryć, a ostatecznie, aby im zapobiec, firmy te rutynowo angażują się w praktykę audytu duchów.
Określono pracowników duchów
Pracownicy Ghosta - zwani czasami pracownikami-widmami - to nazwiska na liście płac, na które wystawiane są wypłaty, ale którzy nie są faktycznymi pracownikami i nie wykonują żadnej pracy. Termin "pracownik-duch" jest podany, ponieważ pracownik istnieje na papierze, ale nie istnieje w miejscu pracy; Miejsca pracy, do których rzekomo przypisani są pracownicy duchów, są często nazywane zadaniami typu "no-show". Znalezienie pracowników-duchów bez pomocy audytów duchów może zająć dużo czasu. Surowe kontrole wewnętrzne mogą pomóc w zapobieganiu pracownikom-duchom.
Skradanie pracowników Ghosta na listy płac
Większość organizacji wymaga udokumentowania zatrudnienia w celu umieszczenia kogoś na liście płac, co zwykle oznacza, że należy zaangażować przełożonego lub kierownika - osobę mającą uprawnienia do kierowania działem płac w celu dodania nowego pracownika. Czasem zaangażowany jest również członek działu płac. Pracownicy Ghost są dodawani do listy płac przez, między innymi, tworzenie fikcyjnego pracownika, używając nazwiska pracownika, który przerwał pracę, wprowadzanie nowych pracowników do systemu, jeden okres płacy, zanim zaczną pracować dla firmy i dodawanie pracowników tymczasowych do listy płac. W niektórych przypadkach ludzie, którzy wymykają się pracownikom-duchom na listę płac, usuwają ich po zaledwie kilku tygodniach, co utrudni przyszłą kontrolę.
Egzorcyzmowanie pracowników duchów
O ile istnienie pracowników-duchów może czasami zostać ujawnione w rutynowym audycie, w większości przypadków dostarczona dokumentacja jest wystarczająca, aby zdać taki egzamin. Audyty duchów są zaprojektowane specjalnie w celu ujawnienia wszelkich pracowników duchów i dokładnego zbadania ewidencji płac i zachowań pracowniczych pod kątem obecności duchów. Audyty te okazały się korzystne, szczególnie dla dużych organizacji. Na przykład w 2009 r. Audyt przeprowadzony przez Detroit Public Schools odkrył ponad 250 pracowników-duchów - oszustwo, które kosztowało system ponad 400 000 $ w ciągu czterech lat.
Ghost Audit Processes
Jedną z najskuteczniejszych metod przeprowadzania audytu ducha jest wymaganie od wszystkich pracowników, aby osobiście odebrał wypłaty lub bezpośrednie wpłaty depozytów. Zwroty lub upięcia pracowników duchów nie będą gromadzone. W ten sposób Detroit Public Schools ustaliło, ilu pracowników duchów miało. Inne skuteczne metody kontroli ducha obejmują szukanie pracowników, którzy nie wzięli urlopu, nie podają adresu fizycznego i nie otrzymują żadnych potrąceń z ich wypłat (na ubezpieczenie społeczne, podatki lub ubezpieczenie). Ponadto ci, którzy przeprowadzają audyty duchów, szukają wielu bezpośrednich wpłat na to samo konto bankowe, nieprawidłowych numerów ubezpieczenia społecznego i brakujących informacji o pracownikach.
