Dane osobowe odnotowane na wypełnionym formularzu W-9 są niezbędne do przetwarzania listy płac i raportowania płatności do Internal Revenue Service. Jako najlepszą praktykę poproś o ukończenie W-9 pierwszego dnia pracy pracownika i wyślij zapytanie W-9 do nowych kontrahentów. Jeśli wykonawca nie zastosuje się, wyślij formalne pismo z przyjemnym, ale stanowczym żądaniem wypełnienia formularza.
Formularz W-9 Podstawy
Formularz W-9 jest dokumentem IRS, w którym wyszczególniono nazwę podatnika, jego adres, federalną klasyfikację podatkową, numer ubezpieczenia społecznego lub numer identyfikacyjny pracodawcy. IRS nie upoważnia firm do przechowywania plików W-9. Przedsiębiorstwa są jednak zobowiązane do gromadzenia i zgłaszania danych osobowych wymienionych w formularzu dla wszystkich pracowników i kontrahentów, którym płacą ponad 600 USD rocznie. Zbieranie W-9 to wygodny sposób na zrobienie tego. Z tego powodu firma powinna mieć plik W-9 dla każdego pracownika i kontrahenta.
Żądanie W-9
Aby zapewnić odbiór W-9 od wszystkich pracowników, załóż formularz W-9 w obowiązkowej papierkowej robocie pierwszego dnia dla nowych pracowników. Wymagaj od nowych pracowników, aby wypełnili całą dokumentację na miejscu i zwrócili ją do przedstawiciela działu kadr przed końcem pierwszego dnia.
Po nabyciu nowego kontrahenta lub dostawcy należy załączyć formularz W-9 z pierwotną umową. W liście z prośbą o W-9 poproś dostawcę o wypełnienie i zwrócenie formularza tak szybko, jak to możliwe. Rozważ wdrożenie polityki, aby płacić tylko sprzedawcom z prawidłowym plikiem W-9 i zapisz tę zasadę w piśmie z prośbą.
Kontynuowanie
Jeśli masz problemy z uzyskaniem ukończonego W-9 od pracowników lub kontrahentów, taktownie, ale zdecydowanie poinformuj, że W-9 jest niezbędny, zanim będzie można dokonać płatności. Wyjaśnij pracownikom, że informacje w formularzu są niezbędne do przetworzenia listy płac i wystawienia ich na wypłatę. Jeśli sprzedawca nie zwróci W-9 w ciągu tygodnia lub dwóch, wyślij drugą prośbę o kontynuację. Jeśli masz udokumentowaną zasadę, przypominaj sprzedawcy, że nie możesz zapłacić bez zapisanego formularza. IRS wymaga złożenia formalnego wniosku o W-9, więc zachowaj kopię tego listu w aktach.
Brak W-9
Jeśli nie masz W-9 dla sprzedawcy na koniec roku, nadal musisz zgłosić płatności do IRS. Wypełnij i wyślij formularz 1099-MISC dla wykonawcy i pozostaw numer ubezpieczenia społecznego pusty. IRS odpowie, że brakuje numeru, który należy przekazać wykonawcy wraz z zawiadomieniem o wstrzymaniu poboru i kolejnej kopii W-9. Jesteś zobowiązany do potrącenia podatków z przyszłych płatności na rzecz tego kontrahenta - obecnie stopa podatku u źródła wynosi 28 procent - a wykonawca będzie musiał ponieść opłatę w wysokości 50 USD z IRS.
