W idealnym świecie biznesu pracownicy nie potrzebowaliby pisemnego arkusza "nakazów i zakazów" dotyczących oczekiwań dotyczących ich zachowania, nawyków pracy i etyki. Niestety, księgi prawa pełne są przypadków z udziałem pracowników, którzy pozwieli swoich pracodawców za bezprawne wypowiedzenie, ponieważ nigdy nie powiedziano im, że niewłaściwe jest granie w gry na komputerze, sprzedawanie mebli biurowych czy dostawanie piorunów. Oto, jak napisać wyciągi z polityki, które zapewnią, że wszyscy będą grać według tych samych zasad.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer
-
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
Określ problem osobowy, który należy rozwiązać. Może to być problem, który istnieje (np. Naruszenie przepisów dotyczących ubioru, absencja) lub potencjalny problem, który może wyniknąć z nadchodzącej fuzji, redukcji zatrudnienia, outsourcingu lub wprowadzenia nowego produktu lub usługi.
Zbierz nieformalną komisję składającą się z Twojej osoby z działu HR, prawnika i przedstawicieli grupy, na którą bezpośrednio wpłynie nowa polityka.
Wyjaśnij grupie, dlaczego uważasz, że nowa polityka jest konieczna. Aby posłużyć się przykładem ubioru, można argumentować, że pracownicy muszą projektować profesjonalny wizerunek firmy, aby przyciągnąć i zatrzymać klientów. Jeśli klienci zauważą, że pracownicy nie poświęcili czasu ani uwagi na ich wygląd, mogą zastanawiać się, czy takie niedbałe podejście będzie dotyczyło obsługi ich polisy ubezpieczeniowej lub sprzedaży ich domu.
Zwróć się do komisji z prośbą o opinię na temat tego, jak można rozwiązać problem. Na przykład można zasugerować, że pracownicy płci męskiej mogą nosić otwarte koszule, ale muszą zawsze mieć płaszcz i krawaty dostępne na spotkania z klientami. Innymi pomysłami może być wyznaczenie jednego dnia w tygodniu (tj. "Casual Friday") dla luźnego kodeksu ubioru lub umożliwienie pracownikom, którzy nie mają kontaktu z klientem, określenia, jaki rodzaj odzieży najlepiej pasuje do ich warunków pracy.
Przejrzyj sugestie i wybierz te, które są najbardziej przydatne. Wróć do komisji z tą listą i poproś o dyskusję na temat (1), która z nich jest najlepszym kompromisem i (2) w jaki sposób polityka będzie egzekwowana.
Przedstaw swoje zasady. Oświadczenie otwierające powinno wyjaśniać w sposób jasny i przejrzysty, dlaczego polityka jest ważna. Druga sekcja powinna określać, jaka jest nowa polityka, kogo dotyczy i kiedy wejdzie w życie. Jeśli istnieje kilka składników polityki (np. Lista odzieży, która nie będzie już akceptowalna), należy użyć punktów, aby się wyróżniły. Trzecia część zasad powinna wyjaśniać, w jaki sposób zasady będą egzekwowane, i konsekwencje ich naruszenia.
Zapoznaj się ze szkicem swojego oświadczenia o polityce z przedstawicielem działu kadr i prawnikiem, aby upewnić się, że wszystkie zasady zostały uwzględnione i że język jest łatwy do zrozumienia.
Określ, w jaki sposób nowe oświadczenie polityczne zostanie upowszechnione wśród pracowników. Najpopularniejszym formatem jest notatka biurowa dystrybuowana za pośrednictwem zwykłych kanałów. Niestety, takie podejście może otworzyć cię przed pracownikiem, który twierdzi, że nigdy go nie widział lub że został wyrzucony przez przypadek. Aby rozwiązać ten scenariusz, możesz dołączyć wiersz podpisu dla każdego pracownika poniżej instrukcji "Potwierdzam otrzymanie i zrozumienie tych zasad". Rozdaj dwie kopie. Poproś o podpisanie i odesłanie jednego z nich i zachowanie drugiego w aktach lub w instrukcji dla pracownika.
Wskazówki
-
Konsekwencje naruszenia polityki firmy powinny być zgodne ze stopniem nasilenia. W przypadku drobnych naruszeń może to być coś tak prostego, jak list reprymendy umieszczany w aktach osobowych pracownika, dokowanie w zapłacie lub wycofanie przywileju. W przypadku czynów poważniejszych, takich jak nadużywanie substancji, kradzież lub naruszanie uczciwości firmy, wynik byłby wygaśnięciem, aw niektórych przypadkach złożeniem oskarżenia o przestępstwo.
