Przy tak wielu stwierdzeniach dotyczących polityki, jak w przypadku organizacji, które je tworzą, oświadczenia te wyjaśniają intencje, opisują sposób, w jaki firma zarządza polityką i określa jej szczegóły. Oświadczenia dotyczące zasad służą ochronie organizacji przed nieporozumieniami, które mogą prowadzić do nieuprawnionego postępowania lub pozwów sądowych. Każde oświadczenie polityczne powinno zawierać jego cel, definicje terminologiczne, sam komunikat oraz kroki do jego wdrożenia.
Cel polityki
Pierwsza część oświadczenia określa cel. Jedna organizacja może mieć wiele instrukcji dotyczących polityki. Na przykład w zasobach ludzkich jedno oświadczenie dotyczące polityki może obejmować podejście firmy do odpowiedniego ubioru, ponieważ firma chce wyświetlać swojemu klientowi określony wizerunek. Inne oświadczenie dotyczące polityki kadrowej może zawierać szczegółowe informacje na temat polityki podróży służbowych firmy. Może zawierać to, za co firma płaci, a czego nie. W tej samej firmie, oświadczenie polityczne działu marketingu może opisywać politykę firmy w zakresie zamawiania grafiki i fotografii.
Określona terminologia
Druga część instrukcji polityki zawiera definicje słów kluczowych lub interpretacji terminologii w polityce. Następnie polisa może zawierać listę osób, których dotyczy polisa, osobę w firmie, która jest odpowiedzialna za monitorowanie przestrzegania zasad oraz to, w jaki sposób i komu można kierować odwołania w przypadku sporów. Dzięki wewnętrznym zasadom firmy często znajdują się procedury lub kroki związane z administrowaniem polityką po trzeciej części zasad.
Oświadczenie polityczne
Trzecia część oświadczenia dotyczącego polityki opisuje całą politykę, sposób jej stosowania, kto lub co jest zwolnione z postanowień oświadczenia o polityce, sposób, w jaki należy naprawić nieporozumienia i wykroczenia oraz jak długo polityka pozostaje w mocy. efekt. Używając na przykład instrukcji polityki w podręczniku dla pracowników, firma może uniknąć nieporozumień wśród swoich pracowników, jasno określając, czego oczekuje się od pracowników w określonych sytuacjach.
Funkcje polityczne
Oświadczenia dotyczące polityki działają również jako odźwierniacze. Jeśli ktoś chce na przykład pomalować swoje biuro na pomarańczowo, oświadczenie określające kolory logo firmy jako standardowe kolory biura pozwala swojemu przełożonemu uniknąć nieprzyjemnej konfrontacji, po prostu przekazując kopię oświadczenia określającego to. Jasne oświadczenia dotyczące polityki mogą zmniejszyć ryzyko konfliktu i wyeliminować możliwość nieuczciwego selektywnego stosowania przepisów.
Procedury polityczne
Poza podręcznikami pracowników firmy, poszczególne działy mogą mieć własne oświadczenia dotyczące polityki, które odzwierciedlają przestrzeganie zasad lub wymagań prawnych. W działach księgowych firm, które sprzedają zapasy, dział księgowości musi przestrzegać ogólnie przyjętych zasad rachunkowości ustalonych przez rząd podczas przygotowywania sprawozdań finansowych do publicznego przeglądu. Jednym ze sposobów zapewnienia, że personel odpowiedzialny za księgowość przestrzega tych zasad i przepisów, jest zestaw oświadczeń politycznych, które przedstawiają sposób, w jaki departament stosuje się do tych zasad.
