Księgowi definiują obciążenie jako ograniczenie dotyczące sposobu, w jaki organizacja wykorzystuje pieniądze. Załóżmy, że rząd miasta głosuje za wydaniem 100 000 USD na naprawę chodnika w ciągu trzech miesięcy. Umieszczenie pieniędzy na koncie obciążenia mówi pracownikom miasta, że pieniądze są przeznaczone na projekt chodnika i nie można ich wydać na nic innego. ref. 1, 2
Wskazówki
-
Obciążenie jest cokolwiek, co rezerwuje przychód na przyszłe wykorzystanie, takie jak zamówienie zakupu lub dług podatkowy. Rachunki obciążeniowe są przede wszystkim wykorzystywane przez rządy, aby uniknąć nadmiernego wydatkowania pieniędzy podatników. ref2
Księgowość obciążenia
Firma lub rząd może obciążać fundusze na kilka sposobów iz kilku powodów.
- Pisanie zamówienia zakupu, aby coś kupić.
- Podpisanie umowy zobowiązującej do zakupu towarów lub usług.
- Odkładanie pieniędzy na podatki.
- Zarezerwowanie wystarczającej ilości gotówki, aby opłacić listy płac.
- Zarezerwowanie środków na spłatę zobowiązań warunkowych. Są to wydatki, które nie mogą się zdarzyć, takie jak odszkodowanie, jeśli przegrasz proces. ref1
Gdy organizacja stworzy obciążenie, musi je zarejestrować w księgach rachunkowych. Załóżmy, że firma ma 2 miliony gotówki w kasie. Właściciel podpisuje zamówienie na 700 000 USD w nowym sprzęcie, dostarczane w ciągu trzech miesięcy. Zapisanie obciążenia w księgach przypomina zarządowi, że firma ma tylko 1,3 miliona dolarów do wydania. ref3, p.1
Wskazówki
-
Obciążenia są również stosowane w nieruchomościach. Nieruchomość jest obciążona, gdy ma zastaw na niej, lub gdy warunki zagospodarowania przestrzennego ograniczają jej przeznaczenie. Jest to oddzielna koncepcja od terminu księgowego. ref2
Rejestrowanie obciążeń
Księgowanie obciążenia oznacza obciążenie na rachunkach organizacji po zarezerwowaniu pieniędzy. Kiedy faktycznie zostanie wypłacona, księgowy zeruje konto obciążeniowe i zgłasza pieniądze jako opłacony wydatek. ref1
Rządowe obciążenia związane z księgowymi obciążeniami skarbowymi w stosunku do odpowiednich rachunek celowytakie jak koszty budowy dróg, koszty IT lub prawne. Opłacenie wydatków po obciążeniu pieniędzmi nie ma wpływu na kwotę środków. Jeśli jednak z jakiegokolwiek powodu obciążenie musi zostać podniesione lub obniżone, zwiększa to lub zmniejsza rachunek środków.ref3, p.3
Organizacja nie musi wydawać całej obciążonej kwoty w ramach jednego zakupu. Jeśli na przykład uczestniczy w trzech procesach sądowych, może obciążyć zobowiązania warunkowe za wszystkie trzy, a następnie wypłacić je pojedynczo. ref4
Sporządzanie wstępnego obciążenia
Prośba o wstępne obciążenie prosi zarząd o ustanowienie obciążenia. Na przykład dział IT chce dokonać zakupu 30 000 USD w nowym sprzęcie komputerowym. Występuje żądanie wstępnego obciążenia, aby zatwierdzić zakup. Jeśli kierownictwo wyrazi zgodę, IT napisze zamówienie zakupu, które tworzy obciążenie. ref4
