W zarządzaniu kontraktami firmy, agencje rządowe i organizacje non-profit korzystają z usług wykonawców, aby dostarczać klientom profesjonalne usługi. Zarządzanie kontraktami to opłacalny sposób na zapewnienie większej liczby usług niż organizacja ma do wykonania sam personel. Umowa określa, jakie usługi wykonawca zapewni i jakie odszkodowanie zostanie uzyskane za wykonane usługi.
Utrata kontroli
Główną wadą zarządzania kontraktami jest to, że organizacja rezygnuje ze znacznej kontroli nad usługami, które będą świadczone klientom. Na przykład, gdy firma IT zleca obsługę strony internetowej swoim klientom, jej pracownicy nie będą już w stanie rozwiązywać codziennych problemów. Ta utrata kontroli może skutkować postrzeganiem niższego poziomu obsługi klienta wśród klientów.
Opóźnienia w czasie
Kolejną potencjalną wadą zarządzania kontraktami jest to, że wykonawca może nie być w stanie dotrzymać terminów określonych w umowie. Firma lub organizacja zależy od wykonawcy, aby świadczyć ważne usługi. Kiedy ustalone terminy uzgodnione przez obie strony nie zostaną spełnione, organizacja kontraktująca traci pieniądze i czas. Niektórzy ludzie określiliby również opóźnienie czasowe ukrytym kosztem związanym z nieprzewidywalnością tego rodzaju relacji biznesowych.
Utrata elastyczności
Elastyczność jest ważną częścią prowadzenia działalności gospodarczej w globalnej gospodarce. Kiedy organizacja zleca pracę zewnętrznym podmiotom, organizacja zmniejsza swoją zdolność do dostosowywania swoich wewnętrznych procesów biznesowych do potrzeb klientów w dynamicznym środowisku biznesowym. Najbardziej idealny stosunek umowny to taki, w którym wykonawca może być elastyczny w zaspokajaniu potrzeb organizacji kontraktującej.
Utrata jakości
Kiedy organizacja macierzysta zapewnia pewien poziom jakości w swoich produktach i usługach, wynikiem jest profesjonalna reputacja uzyskana w branży. Jeśli osoby w firmie kontrahenta dostarczają produkty lub usługi w imieniu swojego klienta, utrata jakości może mieć katastrofalny wpływ na reputację firmy klienta. Przed skorzystaniem z zarządzania kontraktem, firma powinna skorzystać z niezawodnego procesu składania wniosków o oferty, aby znaleźć najbardziej wiarygodnego kontrahenta o udokumentowanym doświadczeniu w zakresie jakości.
Spełnienie
Chociaż umowa o świadczenie usług między klientem a wykonawcą jest ogólnie postrzegana jako umowa prawna, klient może ponieść ogromne koszty prawne w celu egzekwowania tego dokumentu w sądach. Umowa powinna obejmować zęby lub mechanizmy zapewniające, że wykonawca zapewni usługi zgodnie z ustaleniami. Jednak duże firmy powinny planować nieprzewidziane okoliczności i koszty prawne dotyczące stosunków umownych, w których kontrahent nie dostarczy uzgodnionych produktów i usług.
