Rzadko zdarza się, aby firma prowadziła księgowość przy użyciu staroświeckiego zestawienia kolumn i ołówków. Komputery miały ogromny wpływ na sposób prowadzenia księgowości, nie tylko dla dużych firm, ale także dla małych firm.Systemy księgowe są przystępne cenowo i stosunkowo łatwe w użyciu, co czyni je realną alternatywą dla wielu firm.
Księga Główna
Zarządzanie Księgą Główną, kręgosłupem systemu księgowego, jest powszechnym wykorzystaniem komputera w obszarze finansów. Kody kont można łatwo dodawać lub wycofywać, dzięki czemu księga główna jest bardzo elastyczna. Segmenty w ramach kodów kont mogą być wyznaczone dla niektórych funkcji, ułatwiając raportowanie. Na przykład, kod rozliczeniowy wydatków może zostać ustawiony w systemie jako 60235, "6" oznacza, że konto jest wydatkiem, "2" może oznaczać dział, taki jak sprzedaż, a "35" może zidentyfikować specjalny program marketingowy w ramach sprzedaży. Ta konfiguracja pozwala na łatwe zapytanie o wydatki określonego działu lub programu marketingowego.
Rozrachunki z dostawcami
Płacenie rachunków często wymaga dużo czasu i energii, szczególnie w przypadku korzystania z systemu ręcznego. Za pomocą oprogramowania możesz zapłacić rachunek i zarezerwować wydatki związane z płatnością w tym samym czasie. Możesz płacić rachunki w partiach i drukować wszystkie kontrole jednocześnie, co jest dużym zaoszczędzeniem czasu. Koniec z odręcznymi czekami lub ręcznie wpisanymi wydatkami. Po wprowadzeniu dostawców do systemu, nie trzeba zapisywać ich nazw i adresów w kółko - oprogramowanie zapisuje te informacje, a wprowadzane są tylko numery i kwoty faktur z resztą wstępnie wypełnioną - główna zaleta skomputeryzowanych system.
Raportowanie
Łatwe raportowanie jest dobrze znaną zaletą skomputeryzowanego programu księgowego. Błędy można łatwo zidentyfikować, skorygować, a raporty można ponownie uruchomić w kilka minut - coś, czego nie można wykonać za pomocą systemu ręcznego. Ponieważ wszystkie obliczenia są wykonywane przez komputer, dokładność raportu jest bardzo wysoka, co zwiększa wiarygodność informacji finansowych. Po umieszczeniu danych księgowych w systemie można je skompilować i zmanipulować za pomocą raportów i zapytań, które są zwykle łatwe w użyciu i modyfikowaniu. Systemy księgowe oferują wiele opcji raportowania, w tym możliwość eksportowania danych do arkusza kalkulacyjnego, w którym można manipulować informacjami.
Lista płac
Płace, podsekcja rachunkowości, często przetwarzane są komputerowo, a nie ręcznie. Złożone obliczenia, takie jak korzyści i podatki, są wykonywane przez komputer, zwiększając poprawność i wydajność. Zmiany można wprowadzać łatwo i we właściwym czasie. Jeśli pracownik chce zwiększyć swoje potrącenie podatku, ta informacja jest wprowadzana do systemu, a reszta jest przetwarzana przez system płac. Aby zminimalizować błędy, arkusze czasu mogą być przesyłane bezpośrednio do systemu bez interwencji człowieka, co stanowi znaczną oszczędność czasu dla każdej firmy zatrudniającej wielu pracowników na godzinę.
