Według Purdue University Online Writing Lab (OWL), notatki są zapisywane w celu podkreślenia lub rozwiązania problemów. Szkoła Biznesu North Kentucky University deklaruje, że notatki powinny przekazywać wiele informacji w ograniczonej przestrzeni. Sposób formatowania notatki zależy od firmy, celu notatki i odbiorców notatek. Wewnętrzne notatki personelu mogą zawierać informacje, analizy i wnioski, informacje o godzinach pracy lub instrukcje właściwego użytkowania sprzętu.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Papier
-
Pióro i ołówki
Poznaj podstawowy cel i format notatki. Notatki są zwykle wewnętrznymi dokumentami używanymi do komunikowania się z personelem. Cele mogą obejmować przypomnienia o polityce, wnioski o działania, zgłaszanie zmian lub oficjalne powiadomienia. Format notatki zawiera nagłówek, wprowadzenie, treść, podsumowanie i zamknięcie. Załączniki są odnotowywane u dołu dokumentu.
Określ cel swojej notatki i które załączniki, jeśli w ogóle, będą dołączone. Określ odbiorców notatek. Często superwizorzy i menedżerowie otrzymują kopie notatek i może zaistnieć potrzeba dołączenia kopii do pliku. Określ treść notatki i skomponuj przybliżony projekt. Sprawdź zasady firmy dotyczące używania papieru firmowego zatwierdzonego do notatek.
Zakończ nagłówek, zaczynając od "Data". Podaj nazwy i tytuły głównych odbiorców w sekcji "Do". Może to być jedna lub więcej osób lub może określać grupę osób, na przykład wszystkich menedżerów kont. Dołącz w sekcji "DW" nazwy i tytuły tych, którzy otrzymają kopie notatek. Dołącz w sekcji "Od" nazwisko i tytuł osoby wysyłającej notatkę. W sekcji "Temat" umieść krótki tytuł opisujący cel notatki.
Dołącz wstępny akapit wyjaśniający cel notatki, zawierający podstawowe informacje na temat celu i zawiera przegląd tego, co nastąpi w kolejnych akapitach. Dołącz alert dla czytelników, jeśli notatka zawiera zasady lub inne ważne informacje.
Uwzględnij informacje w treści lub głównym tekście notatki, która rozszerza wprowadzenie i omówienie. Na przykład podaj tło prowadzące do zmiany zasad. Oddziel i porządkuj akapity zgodnie z treścią. Używaj krótkich akapitów w całej notatce. Ta sekcja może być jednym lub dwoma akapitami lub kilkoma stronami, w zależności od celu notatki.
Wstaw streszczenie i zamknij. Podsumowanie może nie być konieczne w przypadku notatek jednostronicowych, ale może być pomocne w przypadku długich dokumentów zawierających złożone informacje lub instrukcje. Zamknij, dziękując czytelnikowi i oferując pomoc w odpowiadaniu na pytania lub wyjaśnianiu treści notatek. W przypadku braku streszczenia dołącz krótkie podsumowanie w akapicie zamykającym. Poinformuj czytelników, jeśli treść notatki jest poufna.
Na końcu noty zwróć uwagę na listę załączników wymienionych w notatce. Użyj słów "Załączony" lub "Załączony", aby wskazać listę załączników. Nie dołączaj załączników, które nie są wymienione w notatce.
Podpisz notatkę. Twórcy memo zazwyczaj parafują lub podpisują notatki w sekcji nagłówka, obok wpisu "Od". Oficjalne memo może wymagać pełnego podpisu i daty na końcu dokumentu.
Wskazówki
-
Przejrzyj kopie notatek firmowych, aby poznać styl i formatowanie. Zapytaj, czy wymagana jest zgoda, aby wysłać notatkę.Sprawdź wszystkie informacje o faktach przed umieszczeniem ich w notatce. Poproś kogoś o sprawdzenie swojej notatki.
