Planowanie zasobów ludzkich rozpoczyna się od określenia potrzeb pracowników: poziomów, stanowisk i liczby osób, które organizacja musi spełnić, aby zrealizować swoją misję i cele. Tego rodzaju planowanie zwykle ma miejsce, zanim firma otworzy swoje drzwi dla biznesu. Czynniki takie jak rozwój firmy, zwiększone przychody, ekspansja na nowe rynki i wyczerpywanie pracowników również mogą wymagać dodatkowego personelu. Kiedy siedzisz przy stole z przywództwem kierowniczym, dobrze jest mieć pisemną propozycję, która uzasadnia twoją prośbę o dodatkową siłę roboczą.
Zacznij od Essentials
W zależności od wielkości twojej organizacji i złożoności twojego planu zatrudnienia, twoja prośba o dodatkową propozycję dla personelu powinna mieć co najmniej cztery podstawowe sekcje:
- Streszczenie
- Potrzebne oszacowanie
- Metodologia
- Budżet
Niektóre wnioski mogą wymagać dodatkowych sekcji, takich jak ocena projektu i strategia komunikacji, ale propozycja dotycząca planowania zasobów ludzkich może nie potrzebować więcej niż cztery podstawowe. Wniosek wymaga wkładu ze strony całego zespołu ds. Zasobów ludzkich, ponieważ zatrudnienie obejmuje rekrutację, szkolenia i rozwój pracowników oraz rekompensatę.
Napisz streszczenie wykonawcze
Podaj cel swojej propozycji i określ, kto dostarczył dane wejściowe. Podsumuj treść i podaj informacje o tym, w jaki sposób zamierzasz przeprowadzić plan dodatkowego personelu. Czytelnicy, którzy mają dostęp tylko do streszczenia, powinni w pełni zrozumieć przyczyny wniosku o dodatkowy personel. Wyjaśnij też, w jaki sposób doszliście do wniosku, że potrzebujecie więcej pracowników i jak budżet pokryje koszty rekrutacji, szkolenia, załogi i wynagrodzenia.
Przykład:
Menedżer zasobów ludzkich ABC Company, nazwa, składa niniejszy wniosek z dnia wstawić datę, aby uzasadnić dodanie pięciu dodatkowych pracowników w dwóch działach: Sprzedaż i księgowość korporacyjna. Zespół HR zbadał potrzeby firmy, ocenił obecny rynek pracy i oszacował ogólny koszt dodatkowych pracowników. Szczegóły są określone w niniejszym wniosku zatwierdzenia przez zespół kierowniczy ABC Company.
Opisz swoją dodatkową propozycję siły roboczej
Opisz powody, dla których firma potrzebuje dodatkowego personelu i wyjaśnij metodologię użytą do określenia, ile osób jest wymaganych do utrzymania działań organizacji. Ocena potrzeb prawdopodobnie obejmie przegląd aktualnego planu zatrudnienia w firmie i kiedy został wdrożony. Powinien również określić kroki, które podjąłeś, aby przyjrzeć się obecnym zasobom każdego działu i przewidujesz przyszłe potrzeby kadrowe działu. Na przykład ocena Twoich potrzeb może obejmować opisy przeciętnej kadencji pracowników, planowanie sukcesji, szkolenia i rozwój pracowników oraz wyczerpanie i obrót.
Opisz swoją metodologię
Jest to proces używany do stwierdzenia, że organizacja lub dział potrzebuje dodatkowego personelu. Dla każdego z elementów oceny potrzeb opisz źródła informacji i sposób ich wykorzystania. Na przykład uśrednianie kadencji pracowniczej to proste obliczenie:
- Przejrzyj akta osobowe pracowników do dat wypożyczenia
- Oblicz liczbę wykorzystanych lat
- Łącznie przepracowane lata
- Podziel całkowitą liczbę pracowników
W przypadku niektórych działów możesz sprawdzić osobową kadrę pracowniczą, aby oszacować liczbę ataków. Metodologia powinna również obejmować dostępność pracowników, ponieważ nie ma sensu w składaniu petycji o dodatkowy personel, jeżeli rynek pracy jest taki, że nie ma szans na przyciągnięcie wykwalifikowanych kandydatów. Dostępność na rynku pracy określa, czy masz dostęp do zasobów ludzkich, takich jak pobliskie szkoły, które produkują absolwentów lub ogólny rynek pracy w zasięgu dojazdów. Możesz również włączyć do tej metodologii, co może się zdarzyć, jeśli firma nie może zatrudnić wykwalifikowanego dodatkowego personelu. Przykładem może być zwiększenie liczby nadgodzin w przypadku obecnych pracowników, spadek wydajności lub sprzedaży lub niskie morale pracowników, ponieważ obecna siła robocza niesie ze sobą nadmierne obciążenie pracą.
Zaproponuj budżet
Budżet na dodatkowy personel to coś więcej niż zarobki pracowników. Rekompensata dla każdego pracownika obejmuje roczne wynagrodzenie, plus koszt świadczeń. Według stanu na grudzień 2017 r. Departament Pracy USA ds. Statystyki Pracy wskazał, że wynagrodzenie dla pracowników sektora prywatnego wynosi 31,7% wynagrodzenia. Na przykład koszt zatrudnienia kogoś, kto zarabia 50 000 USD rocznie, wynosi około 15 850 USD, co daje całkowity koszt tego pracownika 65 000 USD rocznie. Świadczenia obejmują płatny czas wolny, składki na ubezpieczenie i oszczędności emerytalne. Istnieją również koszty rekrutacji, szkolenia i pracowników pokładowych, które zależą od czasu i wynagrodzeń członków zespołu zasobów ludzkich zaangażowanych w proces rekrutacji. Wiele organizacji opiera decyzje o zatrudnianiu na kosztach, więc sekcja budżetu twojego projektu powinna opisywać koszty i podstawę twoich prognoz.
Sumuj wszystko
Wniosek dotyczący dodatkowego personelu powinien wskazywać oś czasu w oparciu o datę zatwierdzenia, ponieważ zazwyczaj nie można dokładnie określić dokładnej daty faktycznego przyprowadzenia osób na pokład. Konieczności, takie jak kontrole w tle i kandydaci, którzy potrzebują dodatkowego czasu na powiadomienie obecnych pracodawców, mogą powodować opóźnienia. Nie spiesz się z czasem, w którym możesz zabrać dodatkowych pracowników.
