Komentowanie wyników pracy pracownika może mieć miejsce podczas corocznej oceny pracy lub komentarze mogą być przekazywane podczas nieformalnych rozmów z pracownikiem. Przełożeni, którzy oceniają wyniki pracy pracowników, powinni przestrzegać określonych protokołów i praktyk firmy, przekazując pracownikom opinie na temat ich poziomów wydajności. Komentarze na temat wykonywania pracy przez pracowników powinny być racjonalne, dobrze udokumentowane, z wystarczającymi możliwościami, aby pracownik mógł wnieść wkład.
Przejrzyj akta osobowe pracownika. Jeśli przeprowadzasz roczną ocenę pracy i zamierzasz przedstawić uwagi w ramach spotkania oceniającego, przejrzyj tyle dokumentacji, ile jest dostępnych w okresie oceny. Na przykład, noty dotyczące działań dyscyplinarnych i naprawczych, frekwencji, dzienników pracy, pochwał i samooceny pracowniczej to materiały, które powinieneś sprawdzić przed spotkaniem z pracownikiem, aby przedstawić komentarze na temat wyników. Spójrz na wydajność pracy pracownika w całości, zanim skonstruujesz komentarze do okresu oceny podczas rocznej oceny.
Zaplanuj czas na spotkanie z pracownikiem na temat jego wykonania. Jeśli pracownik nie spodziewał się spotkania z tobą w celu omówienia występu, powiedz jej dokładnie, czym jest temat spotkania i zachęć ją do przyniesienia odpowiednich materiałów i uwag na temat jej występu. Przypomnij pracownikowi, że rozmowa ma być rozmową, a nie jednostronnym raportem o jej skuteczności bez udziału pracownika ani opinii.
Rozpocznij spotkanie od pozytywnej strony, potwierdzając wkład pracownika, jego kwalifikacje oraz sposób, w jaki firma ceni swoje umiejętności i kwalifikacje. Zgłaszaj komentarze i twórz kopie zapasowe komentarzy za pomocą dokumentacji. Trzymaj się faktów i osobistych obserwacji spraw związanych z pracą. Powstrzymaj się od używania oskarżycielskiego tonu, gdy dostarczasz konstruktywnych informacji zwrotnych i nie polegaj na informacji z drugiej ręki, chyba że istnieje pisemna dokumentacja potwierdzająca obserwacje innych osób. Skuteczne komunikowanie się z pracownikiem podczas tego spotkania jest niezbędne. Nolo, dostawca informacji prawnych dla pracodawców, udziela wskazówek dotyczących udzielania informacji zwrotnych od pracowników w swoim poradniku zatytułowanym "Jak przeprowadzić ocenę pracownika". Stwierdza: "Skup się na tym, jak dobrze (lub słabo) pracownik wykonuje pracę - nie na cechach i cechach pracownika".
Przejrzyj konkretne przypadki, w których zaobserwowałeś pracownika wykonującego obowiązki służbowe. Zapewnij zrównoważoną informację zwrotną - innymi słowy, nie skupiaj się na ściśle konstruktywnych lub negatywnych opiniach, nawet jeśli był to cel twojej rozmowy. Podaj przykłady wydajności pracowników, które spełniają oczekiwania firmy w zakresie wydajności. Określ obszary, w których Twoim zdaniem pracownik wykazuje doskonałą wydajność, i zwróć uwagę na obszary, w których mógłby poprawić swoją wydajność.
Dokumentuj rozmowę z pracownikiem. Jeśli spotkanie jest zwieńczeniem oceny pracy, przekaż pracownikowi kopię dokumentu oceny i poproś ją o podpisanie. Jeśli jest to nieformalne spotkanie, w którym udzielasz konstruktywnych informacji zwrotnych i sugestii dotyczących ulepszeń, zaangażuj pracownika w dialog, w jaki sposób poprawić jej wydajność. Zapytaj, jakich szkoleń i zasobów potrzebuje, aby poprawić, i wskaż, kiedy będziesz z nią współpracować, aby zapewnić narzędzia, których potrzebuje. Jeśli spotkanie ma na celu omówienie wyników wykraczających poza oczekiwania firmy, powiedz pracownikowi, że podsumujesz swoje komentarze i umieścisz kopię streszczenia w swoim pliku personelu, a także przekażesz jej kopię.
