Agendy kształtują oczekiwania spotkania. Zastosowanie szablonu agendy zapewnia standaryzację i formalny format spotkania reżysera. Planowanie spotkań pokazuje profesjonalizm i gotowość niezbędną do sprawnego spotkania. Dystrybucja porządku dziennego na dzień lub dwa przed spotkaniem pozwoli zaproszonym osobom przygotować i antycypować prezentacje spotkań i dyskusje. Reżyser ma często napięte harmonogramy z niewielką ilością czasu na sortowanie skomplikowanych dokumentów. Im łatwiejszy będzie format agendy, tym łatwiej będzie dyrektorom i asystentom określić cel spotkania, lokalizację i tematy.
Utwórz program spotkania reżysera w edytorze tekstów, takim jak Microsoft Word. Program Word jest aplikacją, do której większość może uzyskać dostęp i zawiera kilka szablonów porządku spotkań do pobrania, które możesz wykorzystać jako punkt wyjścia. Możesz dostosować agendę za pomocą logo i nazwy firmy.
Wprowadź nazwę spotkania, datę, godzinę, lokalizację i informacje o połączeniu konferencyjnym w nagłówku agendy. Przedstaw wyraźnie informacje na górze strony i wyśrodkuj, aby zaproszeni wyraźnie wiedzieli, jak i kiedy uzyskać dostęp do spotkania. Możesz również dołączyć listę zaproszonych i moderatorów, tak jak pozwala na to miejsce na stronie.
Zaakceptuj tematy porządku obrad od uczestniczących reżyserów. Wyślij e-mail co najmniej tydzień przed spotkaniem, aby poprosić o tematykę. Lista tematów porządku obrad według kolejności prezentacji każdego tematu. W szablonie należy podać każdy punkt porządku po lewej stronie i nazwisko osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dyskusji po prawej stronie tematu. Jeśli czas jest ograniczony, możesz przypisać ramy czasowe do każdego tematu, wyświetlając je obok pozycji z agendy.
Lista "Następne kroki" i "Inne przedmioty" jako dwa ostatnie punkty programu. Umożliwi to spotkanie z dowolnymi elementami planu działania i innymi tematami, które nie są formalnie wymienione w porządku obrad.
Wskazówki
-
Użyj tego samego formatu agendy dla kolejnych spotkań reżysera. Dyrektorzy przyzwyczajają się do spojrzenia na format agendy i łatwo przeglądają szczegóły spotkania i tematy. Upewnij się, że twoje plany są uporządkowane, mają dużo miejsca między wierszami i jasno pokazują cel dokumentu i powód spotkania.
