W miarę jak twoja mała firma rośnie, będziesz nie tylko pływać w równych ilościach odpowiedzialności i zadowolenia; znajdziesz także branie przez cały żargon. Wśród najmniej zabawnych żargonów znajduje się rodzaj wydatków związanych z biznesem - wiesz, takie pojęcia jak wydatki kapitałowe, znaczne aktywa, amortyzacja, zabezpieczone zadłużenie i finansowanie dłużne.
Kiedy ktoś wyrzucając żargon biznesowy mówi "wypłata gotówki", znaczenie sprowadza się do prostej wypłaty gotówki. W większości przypadków - jeśli chcesz ułatwić sobie życie - możesz nawet nazwać to płatnością, ale dokładna definicja jest nieco bardziej szczegółowa.
Czym dokładnie jest wypłata gotówkowa?
Więc wiemy, że wypłata gotówki to wypływ gotówki lub wypłata pieniędzy. Ale co to może odpłynąć?
Wypłaty gotówkowe często idą w kierunku wydatków operacyjnych, towarów i usług niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej i rachunków, które płacisz, aby prowadzić normalną działalność gospodarczą, ale mogą również płacić odsetki od pożyczek. Podobnie mogą one przyjąć formę wypłaty dywidendy lub podziału zysków dla akcjonariuszy. Są to szerokie kreacje, ale w codziennej działalności małego przedsiębiorstwa niektóre z najpopularniejszych rodzajów wypłat gotówkowych to drobne wydatki pieniężne, a nawet zwroty do klientów dokonywane bezpośrednio z kasy fiskalnej.
Choć brzmi to jak oksymoron, ponieważ termin ten się pojawia, wypłaty gotówki nie muszą przyjmować formy gotówki papierowej; wypłatę gotówki można również wypłacić w formie plastikowych, czekowych lub elektronicznych transferów funduszy.
Proces wypłaty gotówki
Zazwyczaj firmy stosują system rozliczeń (w tym różne typy programów płatniczych często zatrudnianych przez małe firmy) w celu rozdysponowania wypłat gotówkowych. Podobnie system płac w Twojej firmie może dokonywać wypłat gotówkowych. Niektóre firmy mogą zlecić bankowi wypłatę gotówki w ramach outsourcingu.
Na przeciwległym końcu spektrum wypłaty gotówki można po prostu wypłacić drobną gotówką z jednej ręki na drugą. Drobna gotówka jest zwykle wykorzystywana przez pracowników do dokonywania drobnych zakupów związanych z biznesem, takich jak drobne materiały biurowe, lunch z klientem lub przejażdżka Lyft do miejsca pracy. Są to rodzaje drobnych zakupów, które nie wymagają napisania czeku lub dokonania elektronicznego transferu funduszy.
Chroń się procedurami kontrolnymi
Podczas gdy niewielkie wypłaty gotówki są tak proste, jak wpłacanie części gotówki na rękę pracownika, wymagają one procedur kontrolnych, takich jak wypłata gotówki za pośrednictwem czeku lub przelewu bankowego. Termin "procedury kontrolne" może wydawać się nieco onieśmielający, ale w tym przypadku oznacza to, że należy dokładnie rejestrować wypłaty gotówkowe firmy, przechowywać zapisy za pośrednictwem dziennika wydatkowania fizycznego lub cyfrowego oprogramowania księgowego (lub obu). Daje to papierowy ślad i pomaga zabezpieczyć dane księgowe Twojej firmy przed sezonem podatkowym, jednocześnie pomagając w śledzeniu budżetu przez cały rok.
W przypadku drobnej gotówki, upewnij się, że odbiorcy otrzymują pokwitowanie za dokonane zakupy biznesowe i zachowaj ten dowód w depozycie wraz z drobnym bonem pieniężnym z wyszczególnieniem nazwiska wydawcy i opisem zakupu. Zasadniczo, niezależnie od tego, czy dane są przesyłane w formie cyfrowej, czy w analogicznym stylu staromodnym, każda wypłata gotówkowa powinna być dokonywana wraz z raportem zawierającym takie informacje, jak rodzaj wydatków, data, kwota, odbiorca, forma płatności i notatka opisująca wszelkie inne istotne informacje. Detale. Jeśli wypłaciłeś wypłatę gotówki jako wypłatę dywidendy, zapisz ją w dzienniku lub oprogramowaniu jako zmniejszenie kapitału własnego. Podobnie zwroty gotówkowe z kasy powinny być rejestrowane jako zmniejszenie sprzedaży.
Najlepiej przechowywać rekordy wypłat gotówki przez siedem lat, aby zmaksymalizować swoją ochronę w przypadku audytu podatkowego. Oczywiście, może zająć trochę przestrzeni biurowej (lub miejsca na dysku twardym lub przechowywania w chmurze), ale jest to więcej niż warte swojej wagi w spokoju ducha.
