Kiedy projekt budowlany zostanie wystawiony do licytacji, jego właściciel poszukuje odpowiedzialnego, wykwalifikowanego wykonawcy, który wykona pracę po rozsądnych kosztach. Proces licytacji zapewnia, że potencjalni oferenci pracują na tych samych informacjach, co prowadzi do możliwości porównania nie tylko cen, ale i rzetelności oferty.
Szanse na udany wynik projektu znacznie wzrosły, gdy właściciel przygotował kompletne, faktyczne informacje dla oferentów. Ta informacja nazywa się pakietem ofert lub dokumentami ofert. Dokumenty te obejmują plany projektu, specyfikacje, listy ilościowe, informacje o harmonogramie i dane dotyczące konkretnego sprzętu lub produktów, które mają być używane. Podane są również istotne informacje na temat warunków na terenie. Kopia podpisywanej umowy jest często częścią pakietu, co umożliwia firmom przetargowym również dokonanie przeglądu. Dokumenty ofertowe wzięte razem zwykle stają się częścią umowy wygrywającego licytanta. Ilości stawek i ceny jednostkowe decydują o tym, ile pieniędzy należy się wypłacać w trakcie realizacji projektu w trakcie trwania projektu.
Oferty publiczne lub te z agencją lub właścicielem rządowym podlegają innym regułom niż prywatne. Muszą być ogłoszone z wyprzedzeniem i umożliwiają każdemu wykwalifikowanemu wykonawcy licytować, jeśli zdecydują. Prywatni właściciele mogą zdecydować się na ograniczenie procesu do wykonawców, których wybrali jako oferentów.
Kiedy oferenci otrzymują pakiety ofert, wyostrzają ołówki lub uruchamiają oprogramowanie szacujące, określają koszty i dostępność materiałów, ilość pracy i sprzętu, które będą potrzebne, kolejność pracy i wymagania dotyczące harmonogramu. Problemy pojawiają się kiedyś, gdy rozważają projekt. Przykładem może być stwierdzenie, że ważny komponent ma długi czas dostawy, który będzie kolidował z pożądanym harmonogramem budowy właściciela. Inną typową kwestią jest sytuacja, w której ilości dostarczone przez właściciela nie odpowiadają ilościom, które oferent oszacował. Pytania są rozwiązywane przez prośbę o wyjaśnienia od właściciela. Odpowiedzialny właściciel odpowie na te pytania i podzieli się nowymi lub zaktualizowanymi informacjami ze wszystkimi oferentami.
Wizyty na miejscu są często organizowane, aby umożliwić wykonawcom identyfikację potencjalnych problemów, które mogą być kosztowne, takich jak problemy z dostępem lub konflikty z istniejącymi strukturami lub ulepszeniami.
Kiedy nadejdzie termin licytacji, agencje rządowe mogą lub nie mogą otwierać oferty publicznie. Niektóre agencje upoważniają, aby oferta była przyznawana najmniej wrażliwemu oferentowi. Jest to czasami problematyczne, ponieważ niski oferent mógł popełnić błąd lub w inny sposób przeliczył prawdziwy koszt projektu, co może doprowadzić do skrócenia lub złych warunków pracy podczas budowy. Prywatni właściciele zwykle nie mają otwartych ofert. Mają dużą dyskrecję, aby wybrać kryteria inne niż cena przy wyborze kontrahenta. Jeden wykonawca może mieć wyższą cenę, ale może określić na przykład wydajność planowania, aby przyspieszyć realizację projektu online.
Niezależnie od tego, który proces zostanie zastosowany, publiczny lub prywatny, oferty są oceniane pod kątem kompletności. Wykonawca, który na przykład wykluczył część pracy, może zostać uznany za "nie odpowiadającego", a oferta może zostać odrzucona. Informacje, o które wnioskowano, ale nie zostały dostarczone, być może dotyczące ubezpieczenia lub listy poprzednich projektów, mogą również być podstawą do odrzucenia oferty. Wykonawcy muszą bardzo uważać, aby uwzględnić wszystkie wymagane dokumenty.
Pod koniec dobrze przeprowadzonego procesu przetargowego oferty dają właścicielom projektu obiektywne kryteria wyboru jabłek na jabłka, aby wybrać najlepszego wykonawcę robót.
