W prawie każdej dziedzinie, od edukacji przez biznes do zarządzania non-profit, pisemne propozycje często są wymogiem pracy. Niezależnie od tego, czy próbujesz zabezpieczyć finansowanie nowego projektu, wylądujesz nowe konto, czy zmienisz proces lub procedurę, decydenci potrzebują jasnego wyjaśnienia, dlaczego Twój pomysł jest lepszy od innych. Pisząc skuteczną propozycję, możesz uzyskać fundusze i wsparcie potrzebne do ukończenia projektu; źle napisana i przedstawiona propozycja może doprowadzić do odrzucenia nawet najbardziej solidnego pomysłu.
Przeprowadzaj dokładne badania przed rozpoczęciem swojej propozycji. Dowiedz się, kim są Twoi odbiorcy i jakich informacji szukają. Jeśli odpowiadasz na prośbę o propozycję, jasno określ wytyczne i terminy składania wniosków, a także zbierz dodatkowe materiały, które musisz przedłożyć wraz z propozycją.
Przeanalizuj język używany przez odbiorców propozycji i szukaj słów kluczowych i pojęć, które regularnie wykorzystują w komunikacji. Naucz się mówić w ich języku i włącz to zrozumienie do swojej propozycji.
Rozpocznij od przeglądu swojej propozycji. Podsumuj, o co prosisz i dlaczego. Przedstaw główne punkty swojej propozycji bez wchodzenia w szczegóły; podsumowanie powinno zawierać tylko kilka akapitów i nie więcej niż stronę.
Opisz problem, który próbujesz rozwiązać za pomocą swojej propozycji. Niezależnie od tego, czy prosisz o środki na zakup nowych materiałów lub sprzętu, czy też o to, by zostać wybranym w celu wykonania pracy, musisz przedstawić wyraźne dowody na to, że rozumiesz, o co chodzi i co należy osiągnąć.
Wyjaśnij, w jaki sposób Twoje rozwiązanie skutecznie rozwiąże problem. Używaj jasnego, zwięzłego języka i wspieraj swoje roszczenia z jak największą liczbą dowodów. Czytelnicy Twojej propozycji mogą sceptycznie podchodzić do twoich pomysłów i rozwiązań, więc bądź przygotowany, aby poprzeć swoje twierdzenia solidnymi faktami.
Zbadaj inne możliwe alternatywy dla swojej propozycji i bądź przygotowany na odpowiedź na obiekcje. Chociaż nie powinieneś wyszczególniać innych rozwiązań w swojej ofercie, dokładnie wypowiedz swoje rozwiązanie, aby było jasne, dlaczego Twoje pomysły są lepsze od innych.
Podaj szczegółowe informacje dotyczące budżetu, terminów i zespołu roboczego w przypadku wniosku, jeśli dotyczy. Na przykład, jeśli szukasz funduszy na projekt, musisz być w stanie zapewnić potencjalnym sponsorom zestawienie sposobu wydawania pieniędzy.
Przedstaw swoją najlepszą pracę. Ostrożnie edytuj i sprawdzaj swoją propozycję; najlepiej jest spojrzeć na to kilka osób, aby nie przegapić żadnych błędów. Sformatuj swoją propozycję zgodnie z instrukcjami organizacji poszukującej propozycji i spraw, aby wyglądała jak najbardziej atrakcyjna.
Ostrzeżenie
Jeśli odpowiadasz na prośbę o ofertę, postępuj zgodnie z instrukcjami wydanymi przez agencję wydającą. Nieprzestrzeganie instrukcji może być podstawą do natychmiastowej dyskwalifikacji.
