Zapewnienie szkoleń i programów rozwojowych dla pracowników jest skutecznym sposobem na poprawę indywidualnych wyników i motywacji, a także osiągnięcie sukcesu organizacyjnego. Szkolenie pracowników może przygotować zarówno nowych, jak i doświadczonych pracowników z umiejętnościami niezbędnymi do zaakceptowania bardziej złożonych obowiązków lub bardziej odpowiedzialnych obowiązków służbowych. Jednak pracownicy działu kadr mają dodatkowe zadania oprócz zapewnienia faktycznego szkolenia i rozwoju zawodowego. Śledzenie szkolenia pracowników służy wielu celom, z których dwa obejmują aktualizowanie kwalifikacji pracowników i zapewnienie, że szkolenie Twojej firmy spełnia cele nauczania. Metody stosowane do monitorowania uczestnictwa pracowników i ich realizacji różnią się w zależności od wielkości firmy, możliwości IT, rodzajów programów szkoleniowych i wiedzy personelu.
Dokumentuj szkolenia pracowników i programy rozwojowe dla małych organizacji, korzystając z najprostszych metod, takich jak uzyskiwanie podpisów pracowników w celu potwierdzenia obecności pracownika i ukończenia wymaganego szkolenia. Dodaj podpisane formularze potwierdzenia do akt osobowych pracownika. Metodę tę często stosuje się, gdy pracownik wykonuje nową orientację na wynajem, obowiązkowe szkolenie w zakresie bezpieczeństwa w miejscu pracy lub szkolenie przywódców. Rodzaj dokumentacji może być rutynowym formularzem potwierdzającym lub bardziej wyrafinowaną formą, która pokazuje, że pracownik był w pełni uczestnikiem podczas sesji szkoleniowych. Kopie egzaminów, recenzji i zapisów obecności byłyby częścią tego typu metody śledzenia.
Opracuj monitorowanie sieci lub komputera w celu śledzenia szkolenia pracowników. Pracownicy mogą potwierdzać materiały szkoleniowe i rozwojowe oferowane za pośrednictwem intranetu firmy lub Internetu za pośrednictwem podpisu elektronicznego. Jeśli materiały szkoleniowe twojej firmy są opracowywane i publikowane przez wewnętrzne zasoby IT, włącz system śledzenia, który dokumentuje wyniki pracowników, czas i zakończenie. Ta metoda może być skuteczna, szczególnie dla pracowników, którzy prowadzą samodzielne szkolenia i dla pracodawców, którzy prowadzą elektroniczne rejestry personelu. Dostęp do rejestrów szkoleń jest znacznie prostszym zadaniem, gdy działy zasobów ludzkich i działy IT współpracują ze sobą, aby zaprojektować system, który jest w stanie monitorować szkolenia pracowników.
Wykorzystaj narzędzie oceny wydajności firmy do śledzenia szkoleń pracowników. Kiedy menedżerowie i pracownicy spotykają się, aby dyskutować o rocznych ocenach wydajności i ustalaniu standardów i celów wydajności na nadchodzący rok, jest to doskonały czas na przeglądanie zapisów dotyczących szkoleń. Coroczne spotkania oceniające wyniki dają menedżerom możliwość określenia efektywności szkoleń pracowników i uzyskania informacji zwrotnych od pracowników na temat tego, czy szkolenie jest pomocne w wypełnianiu obowiązków służbowych. Dwukierunkowa rozmowa na temat szkolenia, wykorzystywanie dokumentacji jako metody śledzenia kopii zapasowych jest również przydatna do oceny skutecznych metod szkoleniowych.
