Wiele organizacji ma problemy i aby napisać notatkę dotyczącą rozwiązania problemu, należy wykonać określone kroki.. Zanim napiszesz notatkę, potrzebujesz wszystkich informacji dotyczących problemu, a także zaangażowanych osób. Czasami rozwiązanie problemu jest kwestią poprawy komunikacji.
Określ lub zdefiniuj problem. Twoja notatka powinna zaczynać się od stwierdzenia problemu. Jest to szybkie podsumowanie tego, czym jest problem. Upewnij się, że umieściłeś te informacje w najprostszy możliwy sposób, aby wszyscy zaangażowani zrozumieli problem.
Znajdź możliwe przyczyny problemu. Twój plan działania może być ukierunkowany na wyeliminowanie przyczyn.
Napisz, kto i na co wpływa problem. Wymień wszystkie osoby i działy, których dotyczy problem, i wyjaśnij, w jaki sposób. Na przykład nieodpowiedni system komputerowy wpłynie na dział obsługi klienta, ponieważ nie będzie on w stanie odbierać połączeń tak szybko. Może to obniżyć rentowność firmy, ponieważ zła obsługa klienta może spowodować utratę udziału w rynku.
Sporządź listę możliwych rozwiązań problemu. Jednym z rozwiązań może być pełne uaktualnienie do systemu komputerowego. Innym możliwym rozwiązaniem jest zatrudnienie większej liczby przedstawicieli obsługi klienta do obsługi nadmiernej liczby połączeń z powodu złego systemu. Zapisz jak najwięcej rozwiązań tego problemu, jak możesz wymyślić.
Poleć najlepsze możliwe rozwiązanie. Wyjaśnij, dlaczego wybrana metoda jest najlepsza. Określ, kto pomoże w jego wdrożeniu. Twoja rekomendacja powinna uwzględniać koszty, które zostaną poniesione. Upewnij się, że rozwiązanie ma czas rozpoczęcia i zakończenia. Zarys osób lub działów, które będą uczestniczyć w rozwiązaniu.
