Sformalizowana struktura organizacyjna koncentruje się na rolach i stanowiskach, a nie na stanowiskach. Formalizacja jest procesem tworzenia sformalizowanej struktury i obejmuje utrzymywanie tej formalnej struktury w czasie. Formalizacja struktury organizacyjnej jest powszechnie inicjowana w celu racjonalizacji procesu decyzyjnego. Sformalizowana organizacja ma kluczowe znaczenie dla organizacji, w której znane są problemy, a zmiany wdrażane są powoli i celowo.
Formalna a nieformalna struktura
W przeciwieństwie do nieformalnej struktury organizacyjnej, która ceni osobę nad stanowiskiem pracy i pozwala na ewolucję ról zgodnie z zaleceniami posiadacza stanowiska, formalna struktura organizacyjna składa się z określonych ról, które nie są łatwe do zmiany. Nieformalne struktury organizacyjne są w pewnym sensie bardziej innowacyjne niż sformalizowane struktury. Jednak struktura nieformalna jest najbardziej przydatna w szybko zmieniających się branżach, takich jak sektor technologii. Ponadto wielkość organizacji może wskazywać stopień wymaganej formalizacji. Konieczne jest zrozumienie potrzeb poszczególnych organizacji przy określaniu, która struktura jest najskuteczniejsza dla każdej sytuacji.
Identyfikacja
Formalizacja może być określona stopniem, w jakim role organizacyjne są oddzielone od osób wykonujących te role. Sformalizowana struktura organizacyjna składa się z hierarchicznej, odgórnej sprawozdawczości i struktury decyzyjnej. Uznaje je istnienie wyraźnych, skodyfikowanych norm i przepisów. Sformalizowana struktura zazwyczaj obejmuje wiele poziomów nadzoru, w tym dyrektorów najwyższego szczebla lub kierowników działów, kierowników średniego szczebla i kierowników operacyjnych.
Korzyści
Jedną z korzyści formalizacji struktury organizacyjnej jest rutynowy charakter dziedziczenia. Role określonej pozycji pozostaną takie same, bez względu na to, kto zamieszkuje określoną pozycję. Procedury robocze są udokumentowane, aby nowy pracownik mógł być łatwo umieszczony w pustej pozycji bez zmiany procesów związanych z pozycją. Trwała struktura sformalizowanej organizacji nie ulega zmianie, chyba że została celowo zmieniona przez kierownictwo. Struktura jest łatwa do zrozumienia i wyjaśnienia. Ponadto dostosowanie codziennych procesów pracy do ogólnej misji organizacji można łatwo osiągnąć w sformalizowanej strukturze organizacyjnej.
Schemat organizacyjny
Strukturę sformalizowanej organizacji, a także role i relacje między tymi rolami, zwykle uwidacznia się za pomocą schematu organizacyjnego. Schemat przedstawia poszczególne role w organizacji, w tym osoby, które zgłaszają do kogo. Pokazuje również, w jaki sposób informacje i decyzje przepływają w organizacji. Schemat organizacyjny jest cennym narzędziem w procesie formalizacji.
