Przyciąganie nowych klientów jest celem samym w sobie. Kiedy pojawia się szansa, aby firma podjęła nowy projekt, pierwsza czynność zazwyczaj wymaga napisania zakresu pracy. Zakres prac jest zazwyczaj częścią umowy, która określa dokładnie to, co wykonawca zamierza zrobić, aby ukończyć projekt dla klienta. Zakres prac zapewnia wytyczne zarówno dla wykonawcy, jak i klienta, co eliminuje zamieszanie i wyjaśnia oczekiwania dotyczące projektu.
Ustal, dlaczego klient potrzebuje projektu i jak planujesz go wykonać. Dodaj krótki opis tego, co przyniesie projekt, niezależnie od tego, czy jest to pisemny raport, prezentacja czy coś materialnego. Należy jasno określić zaangażowanie klienta w trakcie procesu, jeśli jej wkład lub współpraca jest niezbędna do zakończenia projektu.
Określ kroki, które obejmuje projekt. Umieść je w logicznej kolejności, od początku projektu do zakończenia. Kiedy skończysz, numeruj je sekwencyjnie. Jeśli krok ma mniejsze, oddzielne kroki pod głównym, użyj formatu konturu do ich numerowania i pisania. Gdy klient czyta zakres pracy, może odwoływać się do numerowania, zamiast przeglądać strony, aby znaleźć treść.
Ustaw linię czasu, aby zakończyć każdy etap projektu. Niektóre projekty wiążą się z wieloma płatnościami, zanim zacznie się nowy krok. Przełóż początek i zakończenie każdej fazy i wyjaśnij, kiedy oczekujesz płatności, aby rozpocząć kolejny krok.
Zapisz zakres prac tak jasno i zwięźle, jak to możliwe. Zakres prac, który jest rozwlekły, wymaga więcej czasu na czytanie i może być trudniejszy do zrozumienia niż prosty. Jeśli używasz punktorów, użyj numerowanych punktorów zamiast symboli graficznych, aby ułatwić sobie tworzenie odniesień do punktów. Użyj aktywnego głosu zamiast biernego głosu. Aktywny głos pomaga również pisać bardziej szczegółowo.
Poproś współpracownika o sprawdzenie zakresu prac dotyczących pominięć, błędów ortograficznych lub gramatycznych. Wprowadź wszelkie dodatki lub zmiany, aby poprawić swój zakres pracy.
