Zwrot pieniędzy w Kalifornii regulują zarówno Kodeks pracy, sekcja 2802, jak i kalifornijski kodeks przepisów, tytuł 8, sekcja 13700-13702. Jeśli pracodawca w Kalifornii wymaga od pracownika prowadzenia pojazdu służbowego, musi dostarczyć pracownikowi pojazd, za który są pokrywane wszystkie wydatki, lub zwrócić pracownikowi koszty prowadzenia pojazdu. Prawo stanu Kalifornia zapewnia pracodawcom pewną elastyczność w ustalaniu, w jaki sposób zwracać pracownikom koszty związane z przebiegiem i jazdą.
Podstawowy zwrot kosztów
Zgodnie z prawem stanu Kalifornia, zwrot kosztów jest definiowany jako kwota wypłacana pracownikom za wszystkie "niezbędne koszty poniesione w eksploatacji pojazdów dostarczonych przez pracownika do pracy". Zwrot kosztów milimetra nie ogranicza się do kosztów gazu, ale musi zrekompensować pracownikowi dodatkowe czynniki, takie jak amortyzacja pojazdu, koszty napraw i ubezpieczenia. Regularne dojeżdżanie pracownika nie podlega rekompensacie, chyba że pracodawca nakłada ograniczenia na pracownika podczas dojeżdżania do pracy, wymaga, aby pracownik był dostępny do pracy lub polecił mu wykonywanie pracy w podróży. Prawo stanu Kalifornia wymaga od pracodawcy utrzymywania dziennych zapisów dotyczących przebiegu podlegającego zwrotowi, a także nakazuje, aby płatności za zwłokę były dokonywane do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło kierowanie lub kiedy pracownik złożył wniosek. W sprawie Gattuso przeciwko Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) sąd stwierdził, że istnieją trzy dopuszczalne sposoby, w jakie pracodawca w Kalifornii może zwrócić koszty związane z przebiegiem pojazdu - metoda "faktycznego wydatku", metoda "zwrotu kosztów za kilometraż" i "ryczałt" " metoda.
Metoda "rzeczywistego wydatku"
W rzeczywistej metodzie kosztowej pracownicy muszą przedstawić pracodawcy szczegółową dokumentację wydatków. Zapisy te obejmowałyby faktyczne wydatki na każdy z podlegających zwrotowi składników eksploatacji pojazdu i wymagałyby proporcjonalnych wydatków, takich jak opony, ropa naftowa, ubezpieczenie i amortyzacja. Pracownik musiałby wyliczyć część całkowitego czasu prowadzenia pojazdu, który był związany z pracą i wykorzystać ten procent do obliczenia proporcjonalnych kwot. Pracownik zapewni również koszty gazu. Choć ta metoda jest prawdopodobnie najdokładniejsza, wymaga szczegółowego raportowania przez pracownika oraz czasochłonnego sprawdzania faktów przez pracodawcę.
Metoda zwrotu kosztów
Aby nieco zmniejszyć obciążenie sprawozdawczością, ale nadal zapewniać pracownikom sprawiedliwy zwrot kosztów, pracodawcy mogą skorzystać z metody zwrotu kosztów za kilometraż. Ta metoda zapewnia miesięczny zwrot kosztów w oparciu o stawkę zwrotu kosztów za usługi Internal Revenue Service, którą Departament ds. Egzekwowania Standardów Kalifornii wyraził jako rozsądną stawkę zwrotu wszystkich wydatków poniesionych w związku z prowadzeniem pojazdu. Jeżeli pracownicy lub pracodawca nie zgadzają się, że stawka jest akceptowalna, płatność może różnić się od stawki IRS, ale ciężar spoczywa na stronie skarżącej, aby udowodnić, dlaczego tak się dzieje. Zgodnie z metodą zwrotu kosztów mil, zapisy dotyczące każdej przejechanej mili i daty rozpoczęcia jazdy muszą być nadal przechowywane.
Metoda "Lump Sum"
Metoda zwrotu "ryczałtowa" umożliwia pracodawcy zrekompensowanie pracownikom kosztów prowadzenia pojazdu poprzez zwiększenie ogólnego wynagrodzenia. Może to być określona płatność - często określana jako "zasiłek automatyczny" - lub zwiększenie rekompensaty podstawowej. Jeśli pracodawca zwiększa podstawę lub prowizję, obowiązkiem pracodawcy jest określenie kwoty rekompensaty, która ma na celu zwrot kosztów pracownika za samochód. Opcja ryczałtowa może być odpowiednia, gdy pracownicy często odbywają te same podróże z przyczyn związanych z pracą.
