Raporty zarządzania projektami zapewniają aktualizację postępu w konkretnym projekcie. Zazwyczaj są one zapisywane w kluczowych etapach projektu, ale mogą być wymagane przez klienta lub przełożonego w dowolnym momencie. Raporty z zarządzania projektami są ważne, ponieważ pozwalają kierownikowi projektu ocenić postęp, porównując go z pierwotnym planem. Umożliwia to menedżerowi komunikowanie i wyjaśnianie wszelkich zmian, opóźnień, problemów i pozytywów wszystkim zainteresowanym stronom. Raporty z zarządzania projektami nie muszą być długie, ale powinny obejmować wszystkie aspekty projektu.
Podaj informacje identyfikujące projekty: nazwę projektu, numer projektu (jeśli taki istnieje), nazwisko klienta, osoby kontaktowe, jeśli klient jest firmą lub organizacją, datę rozpoczęcia projektu i adres, pod którym projekt jest wykonywane, jeśli dotyczy. Podaj także nazwę menedżera projektu (PM), nazwisko osoby piszącej raport, jeśli autor jest kimś innym niż premier, oraz datę, kiedy raport jest zapisywany.
Wymień nazwiska wszystkich stron, którym będzie rozpowszechniany raport zarządzania projektami. Uwzględnij wszystkich wykonawców, pracowników, przełożonych lub klientów, którzy otrzymają kopię raportu. Dołącz "Plik" na dole listy, aby wskazać, że kopia raportu została umieszczona w pliku projektu.
Oceń bieżący zakres projektu w porównaniu do pierwotnego zakresu projektu. Zanotuj wszelkie zmiany, które zostały wprowadzone i zawierają zarówno nazwę strony, która zażądała zmiany, jak i nazwę strony, która zatwierdziła zmianę.
Oceń bieżącą oś czasu projektu względem planowanej osi czasu. Wyjaśnij wszelkie opóźnienia lub zyski i określ, w jaki sposób wpłyną one na ogólny harmonogram. Określ, czy opóźnienia są obecnie rozwiązywane, czy nie. W przypadku nierozwiązanych opóźnień wyjaśnij plan, aby rozwiązać problem i określ, kiedy spodziewasz się rozwiązania problemu. Jeśli data zakończenia została zmieniona, podaj nową datę ukończenia.
Porównaj bieżący budżet z pierwotnym budżetem. Weź pod uwagę zarówno koszty (kwotę, którą sprzedawca płaci za robociznę i materiały, aby ukończyć projekt), jak i cenę (to, co klient zapłaci po zakończeniu projektu). Pamiętaj o uwzględnieniu zmian kosztów lub cen spowodowanych zmianami zakresu. Dołącz zaktualizowany budżet projektu, jeśli dotyczy.
Porównaj aktualne środowisko ryzyka z pierwotnym formularzem oceny ryzyka. Określ, które zagrożenia zostały wyeliminowane i które wciąż są obecne. Wymień wszelkie nowe zagrożenia, które powstały wraz z ich potencjalnym budżetem i konsekwencjami dla osi czasu. Zaproponuj plan unikania lub reagowania na nowe zagrożenia.
Podpisz dokument. Jeśli dokument zawiera więcej niż jedną stronę, należy zainicjować każdą stronę. Niektóre procedury firmy wymagają również, aby przełożony i / lub klient podpisywali się we wszystkich raportach dotyczących zarządzania projektami.
Wskazówki
-
Nie zapomnij dodać dobrej nowiny! Uwzględnij w raporcie wszystkie oszczędności kosztów i czasu.
Dokumentuj błędy dostawców, które mają wpływ na oś czasu lub budżet. Możesz być w stanie poprzeć dostawców ładunku za stracony czas lub pieniądze.
