Sprawozdania finansowe spółki obejmują rachunek zysków i strat, bilans oraz rachunek przepływów pieniężnych. Rachunek zysków i strat podsumowuje przychody, wydatki i zyski w okresie obrachunkowym. Bilans zawiera listę aktywów, zobowiązań i kapitałów własnych, a rachunek przepływów pieniężnych podsumowuje wpływy i wypływy pieniężne. Dokładne sprawozdania finansowe są ważne, ponieważ kierownictwo, inwestorzy, wierzyciele i audytorzy zewnętrzni polegają na wiarygodnych i kompletnych informacjach służących ocenie kondycji finansowej i wyników spółek. Dokładność rozpoczyna się od zapisów w dzienniku, a kończy z dyrektorem wykonawczym poświadczającym wiarygodność informacji.
Zapewnienie dokładności procesu wprowadzania danych, który obejmuje zapisy księgowe transakcji finansowych i księgowanie zapisów księgowych w księdze rachunkowej. Jeśli Twoi specjaliści do wprowadzania danych popełniają błędy matematyczne lub wprowadzają dane na niewłaściwych kontach, nawet wyrafinowany pakiet rozliczeniowy go nie wykryje. Szkolenie i losowy monitoring to dwa sposoby zapewnienia kontroli jakości w procesie wprowadzania danych. W artykule "Northern Nevada Business Weekly" z listopada 2010 r. Certyfikowany publiczny księgowy Mike Bosma zaleca, aby zapewnić urzędnikom wprowadzania danych wydrukowaną tabelę kont firmowych do wykorzystania jako referencje, aby wprowadzić dane na właściwych kontach.
Uzgodnij swoje zapisy księgowe z dokumentami zewnętrznymi, takimi jak wyciągi bankowe, faktury dostawców, wyciągi z kart kredytowych i inne dokumenty. Numery powinny się zgadzać. Na przykład saldo gotówki w bilansie powinno pasować do salda końcowego na wyciągu bankowym. Podobnie saldo zobowiązań długoterminowych powinno odpowiadać sumie salda na kredytach hipotecznych i innych dokumentach pożyczek długoterminowych.
Sprawdź oczywiste błędy bilansu. W nocie informacyjnej opublikowanej na jej stronie internetowej, Illinois Small Business Development Center w Illinois State University zaleca właścicielom małych firm szukanie oczywistych błędów w bilansie, takich jak ujemne saldo gotówkowe.
Przejrzyj rachunek zysków i strat pod kątem możliwych błędów. Koszt sprzedanych towarów nie powinien być taki sam co miesiąc, ponieważ skład sprzedaży może się zmieniać co miesiąc. Jeśli posiadasz środki trwałe, powinien zostać wpis dotyczący kosztów amortyzacji. Sprawdź, czy dokonałeś korekty wpisów dotyczących narosłych, ale niezapłaconych wydatków, takich jak koszty odsetek i wynagrodzeń.
Sprawdź, czy dokonałeś korekt dotyczących wydatków niepieniężnych w rachunku przepływów pieniężnych. Różnica salda gotówkowego netto między poprzednim i bieżącym okresem powinna odpowiadać zmianie wyciągów bankowych, zakładając, że wpływy z pożyczki przechodzą przez konta bankowe Twojej firmy.
Jeśli zauważysz anomalie, skontaktuj się ze swoim księgowym, kierownikiem sklepu lub kierownikiem magazynu. Na przykład wyższe od normalnego saldo zapasów może być wynikiem zbyt wielu przestarzałych lub wycofanych pozycji w magazynie. Wysoka kwota zwrotu ze sprzedaży może wskazywać na problem z kontrolą jakości w zakładzie produkcyjnym lub w placówce dostawcy.
