Raporty są najczęstszą metodą rozpraszania informacji w świecie biznesu. Raporty rzeczowe analizują i opisują sytuację i zawierają dużą ilość dokładnych danych. Wybrani autorzy raportów wiedzą, że pisanie raportu to tylko koniec procesu. Planują swój raport, rozważają jego cel i kto go przeczyta, a oni zdecydują, co w nim umieścić i jak skutecznie go zorganizować. Skutecznie napisany i dobrze przedstawiony raport merytoryczny jest wynikiem starannie zaplanowanego procesu.
Zidentyfikuj Czytelnika i Ustaw Cele
Rozważ wiedzę czytelnika
Zastanów się, co czytelnik już wie. Najczęstsze problemy w raportach faktycznych przeceniają i nie doceniają wiedzy czytelnika. Łatwo jest przytłoczyć ludzi żargonem lub nudzić ich uproszczonymi informacjami. Spróbuj dowiedzieć się, ile twój czytelnik zna i komunikuje na odpowiednim poziomie wiedzy.
Poznaj zainteresowania czytelnika
Pomyśl o postawie czytelnika. Czytelnik może mieć szczególne zainteresowania, sympatie lub antypatie. Zrozum, czego naprawdę chce Twój czytelnik. Dostarcz raport, który odwoła się do ich postaw lub może nie zostać odczytany. Zastanów się, czy osoba czytająca raport zrobi to w oparciu o z góry przyjęte pomysły dotyczące zawartości.
Zdecyduj, jakiej wiedzy potrzebuje czytelnik
Zdecyduj, jakiej wiedzy faktograficznej potrzebuje czytelnik. Zastanów się, w jakim stopniu musisz podać podstawowe informacje lub zdefiniować warunki techniczne.
Rozważ pożądane fakty
Zobacz, jakich faktów czytelnik chce się nauczyć. Zastanów się, jak dane faktyczne, które prezentujesz, dostarczą to. Czasami proces może wykazać, że raport nie jest wcale potrzebny lub że cel można najlepiej osiągnąć w inny sposób.
Materiały, struktura i styl
Wybierz materiał ostrożnie
Wybierz ostrożnie swój materiał. Niech to będzie proste i uzasadnij swoje wnioski. Uprość jak najwięcej. Wyrzucić obcy materiał i skupić się na tym, co niezbędne. Uzasadnij swoje wnioski faktami i określ, gdzie je znalazłeś. Zbuduj fakty w logiczny i spójny sposób, aby czytelnik mógł dojść do tych samych wniosków.
Zaplanuj strukturę raportu
Zaplanuj strukturę raportu. Fakty powinny być zbiorem wskazówek, które doprowadzą czytelnika do twojego wniosku. Zacznij od podzielenia raportu na główne sekcje. Każdy temat można podzielić w ten sposób. Te podziały mogą stać się nagłówkami w twoim raporcie.
Zrób listę pod każdym nagłówkiem wszystkich punktów, które chcesz wyświetlić, i zanotuj informacje, które będą potrzebne do ich wsparcia. Ułóż punkty w logicznej sekwencji, która spełnia twoje cele.
Zastosuj odpowiedni styl
Zastosuj odpowiedni styl. Chociaż raporty są zgodne ze ścisłymi konwencjami, jest miejsce na osobisty styl. Skuteczne raporty wykorzystują proces redagowania i kreślenia. Wybierz terminologię znaną czytelnikowi. Terminy techniczne są przydatne dla kolegów specjalistów, ale będą mylące dla innych.
Wykorzystaj odpowiednie techniki prezentacji
Wykorzystaj odpowiednie techniki prezentacji. Raporty zawierają tabele, wykresy, wykresy słupkowe lub inne diagramy do prezentacji danych.
Postępuj zgodnie z konwencjami pisania raportów
Przygotuj stronę tytułową
Przygotuj stronę tytułową. Zazwyczaj zawiera tytuł, napisy, datę, nazwisko autora i stanowisko w firmie. Będzie również wskazywać, kto otrzymuje faktyczny raport. Może również posiadać numer referencyjny lub inną formę klasyfikacji.
Napisz Podsumowanie
Napisz Podsumowanie. Jest to szczególnie konieczne, jeśli raport jest długi. Daje zajęty ludziom sedno raportu bez konieczności przeczytania tego wszystkiego. Atrakcyjne podsumowanie może zmotywować ludzi do przeczytania całego raportu.
Dołącz stronę z treściami
Dołącz stronę z zawartością. Jest to osobna strona zawierająca główne sekcje lub rozdziały, podsekcje i dodatki. Podaje także numery stron i powinien wskazywać związek między sekcjami.
Napisz wstęp
Użyj wprowadzenia, aby wyjaśnić cel sprawozdania z faktów. Daje to podstawowe informacje i wyjaśnia, dlaczego jest to konieczne. Wprowadzenie podaje cel raportu, ludzi, dla których został napisany i jego zakres.
Zorganizuj treść raportu
Zorganizuj treść raportu. Zawiera szczegółowe fakty i ustalenia, pokazuje, w jaki sposób zostały osiągnięte, i wskazuje, jakie wnioski zostały przez Ciebie wyciągnięte. Dostarcz swoje wnioski. Podsumuj najważniejsze punkty swojego sprawozdania i zaproponuj im werdykt.
Wskazówki
-
Postaraj się uzyskać kopie innych raportów napisanych dla docelowej grupy odbiorców. Daje to jasne wyobrażenie o tym, czego się od ciebie oczekuje.
