Listy są najlepszym sposobem zapewnienia, że pracownicy lub klienci są powiadamiani o zmianie zasad. Ludzie mają tendencję do ignorowania znaków i e-maili, ponieważ są bombardowani tak wieloma reklamami i wiadomościami e-mail każdego dnia. Z drugiej strony, litery są trudniejsze do zignorowania, ponieważ wiążą się z formalnościami i ważnymi wiadomościami. Listy powiadomień są proste w pisaniu i bardzo skuteczne.
Załaduj firmowy papier firmowy do drukarki. Większość firm ma zasady, że oficjalne komunikaty muszą znajdować się na papierze firmowym, ponieważ pomaga przekazać ideę spójności i autorytetu.
Otwórz literę, wpisując datę. Jeśli list trafia do osoby, wpisz nazwisko i adres odbiorcy. Jeśli list będzie częścią masowego rozsyłania podobnych ogłoszeń, nie wpisuj nazwy ani nie używaj funkcji korespondencji seryjnej w edytorze tekstu do wstawiania nazw.
Rozpocznij literę, wpisując "Szanowny Panie / Panowie (Imię)", a następnie dwukropek lub bardziej ogólną wiadomość "Szanowny Kliencie" lub podobną uprzejmość.
Rozpocznij list, krótko wyjaśniając sytuację. Jeśli piszesz, aby dawać złe wieści, jak w zawiadomieniu o zaległych książkach lub przeszłym rachunku, wyjaśnij, o co chodziło i jak jest późno. Jeśli piszesz, aby powiadomić klientów o zmianie zasad, wyjaśnij problem, który spowodował konieczność zmiany zasad.
Wyjaśnij zawiadomienie jasno i zwięźle, aby odbiorca nie przeoczył wiadomości. Podaj odpowiednie daty, kiedy polityka będzie obowiązywać.
Podaj informacje o działaniu, takie jak terminy lub procedury, które powinien wykonać adresat listu. Podaj swoje dane kontaktowe na wypadek pytań.
Zamknij list, dziękując pracownikowi lub klientowi za uwagę i wpisz swoje imię. Zaloguj się w przestrzeni nad swoim imieniem.
Wskazówki
-
Zachowaj list krótko i rzeczowo. Jeśli przepraszasz za dużo klientów lub pracowników, może to zinterpretować jako wskazówkę, że mogą argumentować za powiadomieniem lub zmianą polityki.
