W trakcie dnia roboczego pracownicy wykonują kilka procesów, aby osiągnąć swoje cele. Cele te różnią się w zależności od stanowiska i obejmują takie obowiązki, jak rejestrowanie zapisów w dzienniku, reagowanie na zapytania klientów lub rozwiązywanie problemów z komputerem. Każdy dział działa na różne cele i wykorzystuje różne procesy, aby osiągnąć te cele. Niektóre firmy nie mają czasu na dokładne wyszczególnienie procesów biznesowych, z których korzystają. Jednak pisanie procesów biznesowych oferuje wiele korzyści dla firmy. Gdy firma dokumentuje swoje procesy biznesowe, tworzy szczegółowe kroki, dzięki którym może kierować obecnymi pracownikami i szkolić nowych pracowników.
Napisz cel procesu biznesowego. To stwierdzenie podaje powód i wagę podążania za opisanym procesem. Rozwijając swój cel, zastanów się, dlaczego pracownicy muszą postępować zgodnie z procesem i zapytaj kierownictwa, jaki powinien być wynik procesu; twój cel powinien przekazać te rozumienia.
Określ każdy krok, który występuje w całym procesie i napisz każdy krok jako jedno zdanie.
Przejrzyj każdy krok, aby określić, czy dodaje on do zakończenia procesu, czy wykorzystuje zasoby bez dodawania wartości. Wyeliminuj te kroki, które nie przyczyniają się do osiągnięcia celu.
Zidentyfikuj i wymień zadania niezbędne do wykonania każdego kroku. Dodaj informacje o zasobach potrzebnych do wykonania kroku i jak zdobyć te zasoby. Zapisz każdy szczegół w kolejności, w jakiej ma być wykonany.
Narysuj schemat blokowy. Niektórzy pracownicy uczą się więcej, widząc wizualny diagram procesu, a nie czytając kroki. Uwzględnij każdy krok i szczegóły zapisane w procesie na schemacie blokowym.
Przejrzyj cały proces, aby zidentyfikować pominięte kroki. Po utworzeniu wstępnego procesu biznesowego należy przeczytać dokument od samego początku. Przećwicz każdy krok zarówno wizualnie, jak i fizycznie, aby upewnić się, że uwzględniony jest każdy niezbędny krok. Po zakończeniu procesu biznesowego wydrukuj końcową kopię dokumentu.
Wskazówki
-
Załóżmy, że pracownik czytający proces biznesowy nie ma wcześniejszej wiedzy na temat firmy lub jej zasobów i zawiera kroki, które wydają się oczywiste dla doświadczonego pracownika, ponieważ te kroki mogą nie być oczywiste dla niedoświadczonego pracownika.
Utwórz dokument procesu biznesowego za pomocą edytora tekstów. Umożliwia to łatwe wprowadzanie zmian w miarę rozwoju procesu biznesowego.
