W wielu firmach wysyłanie i odbieranie faksów odbywa się codziennie. Faksowanie jest tak powszechne, że łatwo można się w nim swobodnie porozumieć. Wykonanie kilku prostych czynności pozwoli zachować profesjonalny wygląd faksów. Praktyka właściwej etykiety faksu pozwoli Twojej firmie utrzymać reputację zawodową, nad którą tak ciężko pracowałeś.
Wysyłanie faksów
Zawsze pamiętaj, że dokumenty faksowe to proces biznesowy. W związku z tym należy pamiętać o następujących podstawowych zasadach:
-
Zawsze dołączaj stronę tytułową, bez zbędnych informacji lub grafiki. Na okładce umieść swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, liczbę stron (łącznie z arkuszem tytułowym faksu), zamierzonego odbiorcę i wszelkie inne istotne informacje. Pamiętaj, że odbiorca faksu może nie być jedynym, który widzi dokument, dlatego upewnij się, że arkusz faksu jest profesjonalny.
-
Po przesłaniu faksu, wykonaj rozmowę telefoniczną z odbiorcą. Nie wymaga to dogłębnej dyskusji na temat zawartości faksu. Po prostu potwierdzasz, że faks został odebrany. W tej rozmowie należy powiadomić osobę, która może swobodnie kontaktować się z Tobą, przesyłając pytania uzupełniające do faksowanych materiałów w dogodnym dla siebie czasie.
-
Korzystaj z dyskrecji podczas faksowania poufnych lub poufnych informacji. Jeśli wysyłasz informacje o charakterze osobistym, zadzwoń wcześniej, aby powiadomić osobę, że wysyłasz faks wcześniej. Jednym ze sposobów uniknięcia tego typu problemów jest skorzystanie z usługi faksowania online. Usługi te wysyłają faksy bezpośrednio do komputera osobistego.
-
Bądź ostrożny przy wysyłaniu niechcianych materiałów. Każdy, kto pracuje w biurze, wie, jak irytujące mogą być te reklamy za tańsze ubezpieczenia zdrowotne i zniżki na wycieczki na Hawaje. Jeśli wysyłasz niezamówione faksy do swoich klientów, rób to tylko w rzadkich przypadkach, gdy jest to uzasadnione. Jeśli otrzymasz od odbiorcy prośbę o nieotrzymanie takich faksów, uszanuj ich życzenia i usuń je z listy.
Odbieranie faksów
Podobnie jak w przypadku wysyłania faksów, obowiązują również zasady dotyczące odbierania faksów:
-
Szanuj prywatność otrzymanych poufnych faksów. Nie udostępniaj danych osobowych współpracownikom, które były przeznaczone wyłącznie do oglądania.
-
Nie pozostawiaj poufnych faksów w miejscu, w którym inni mogliby je zobaczyć. Traktuj faksy tak, jak inne poufne dokumenty.
-
Jeśli otrzymasz faks w wyniku błędu, powiadom o tym nadawcę, wykonując połączenie. Zwykle wymagane jest zniszczenie wszystkich faksów odebranych w wyniku błędu.
