Oficjalna nazwa listu listy ofert jest "listem przewodnim propozycji". Ten typ listu powinien być zwięzły i zapisany na maksymalnie dwóch stronach. Opracuj Wniosek o propozycje, aby szczegółowo opisać parametry projektu, oczekiwane rezultaty, harmonogramy i kamienie milowe. Celem listu motywacyjnego jest trafienie w główne opisy i wymagania w formie streszczenia.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
-
RFT (opcjonalnie)
-
Linki do strony internetowej dla zapytania ofertowego, aplikacji (opcjonalnie)
Otwórz list z krótkim pozdrowieniem i ogłosić tytuł projektu oferty. Utwórz nagłówek oznaczony "Opis" po powitaniu otwierającym. Użyj tego nagłówka, aby krótko opisać zadanie w trzech akapitach lub mniej, tak aby brzmiał bardziej jak wyciąg sumaryczny. Dołącz numer zadania do projektu.
Utwórz nagłówek zatytułowany "Dane techniczne". Użyj tego obszaru, aby opracować wymagania, takie jak specyfikacje techniczne dotyczące rozmiaru, potrzeb elektrycznych, lokalizacji i innych istotnych informacji, które oferenci będą musieli znać, aby podać dokładne oszacowanie.
Utwórz nagłówek o nazwie "Kwalifikacje". Skorzystaj z tej sekcji, aby opisać kwalifikacje wymagane dla oferentów, takie jak posiadanie minimalnej liczby lat w firmie, określony rodzaj (rodzaje) wymaganych licencji, zdolność do wykazania odpowiednich kwot ubezpieczenia oraz rodzaj (-y) ubezpieczenia, którego może wymagać praca. Preferencje państwowe przyznawane przedsiębiorstwom mniejszościowym lub przedsiębiorstwom będącym własnością kobiet (w stosownych przypadkach) i wszelkim innym obowiązkowym językiem prawnym, którego wymaga Twoja firma lub departamenty, we wszystkich ofertach.
Oznacz nagłówek "Budżet" dla zadania (jeśli dotyczy). Wprowadź maksymalną kwotę dla projektu, aby wszyscy wnioskodawcy byli świadomi maksymalnej kwoty budżetu.
Utwórz nagłówek z etykietą "Produkty" i napisz krótką informację dotyczącą oczekiwanych rezultatów pracy, które muszą zostać spełnione. Poinformuj potencjalnych klientów, że szczegółowe zestawienie wyników będzie zawarte w pełnym zapytaniu ofertowym dotyczącym danego zadania.
Napisz nagłówek zatytułowany "Deadline" i pod nagłówkiem podać wymaganą datę ukończenia. Dodaj podział dat kamieni milowych (jeśli dotyczy) lub pozostaw szczegóły etapu szczegółowego dla zapytania ofertowego.
Utwórz nagłówek "Samples" (jeśli dotyczy) i określ, w jaki sposób oferenci powinni przesłać próbki wcześniejszej pracy, np. Za pomocą elektronicznych zdjęć cyfrowych w formacie JPEG lub GIF lub jako załącznik wraz z ich formalną aplikacją.
Utwórz nagłówek "References" i podaj liczbę wymaganych referencji oraz rodzaj potrzebnych informacji kontaktowych, takich jak imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail.
Wstaw hiperłącze do listu, aby wnioskodawcy mogli połączyć się z formalną aplikacją online i osobnym hiperłączem do zapytania ofertowego (jeśli jest to wymagane). Dodaj link do swojej witryny i dołącz zapytanie ofertowe do aplikacji na swojej stronie internetowej, które można sformatować jako plik PDF dla wnioskodawców do przesłania na ich komputer.
Wskazówki
-
Podaj datę sesji pytań i odpowiedzi w przypadku dużej pracy budżetowej, a także zminimalizuj liczbę otrzymywanych telefonów i wiadomości e-mail, aby móc odpowiedzieć na pytania naraz. Dołącz nazwę kontaktu i określ, czy oferenci powinni użyć telefonu lub wiadomości e-mail, aby przesłać dodatkowe pytania.
