Jak pisać procedury płacowe

Płace są kluczowym aspektem każdej firmy z pracownikami. Aby pracownicy i podatki od wynagrodzeń były opłacane punktualnie i dokładnie, dział płac musi być zorganizowany. Aby osiągnąć efektywność w departamencie, pracodawca powinien udokumentować procedury płacowe. Bez względu na to, czy lista płac jest duża czy mała, pisemne procedury płacowe są kluczowe dla udanej listy płac.

Utwórz formularze formularzy płac. Dział płac zazwyczaj ściśle współpracuje z działem kadr, aby zapewnić właściwą wypłatę i przetwarzanie świadczeń pracowniczych. W tym procesie stosuje się szereg formularzy: arkusze czasu / karty czasu, formularz W-2, harmonogramy płac i / lub kalendarze, formularze wniosków o urlop, formularze autoryzacji depozytu bezpośredniego i arkusze monitorowania chorób chorobowych. Możesz kupić te formularze w sklepie papierniczym lub zlecić ich firmie poligraficznej.

Dokumentuj procedury pomiaru czasu. Departament Pracy Stanów Zjednoczonych zauważa, że możesz użyć dowolnego systemu kontroli czasu pod warunkiem, że jest poprawny i kompletny. Procedury pomiaru czasu powinny obejmować terminy przekazywania czasu pracy oraz metodę stosowaną do obliczania czasu pracowników.

Na przykład, zapisz procedury ręcznego obliczania kart czasu pracowników, takie jak zaokrąglanie w górę i w dół do najbliższego kwadransa. Jeśli masz system kontroli czasu, który automatycznie przenosi uderzenia pracownika do oprogramowania płacowego, udokumentuj swoje procedury wprowadzania zmian. Może to obejmować wysłanie do przełożonych e-maili z powiadomieniem o zmianach przed upływem terminu.

Zapisz procedury przetwarzania listy płac. Dostosuj swoje procedury przetwarzania płac tak, aby pasowały do Twojego systemu płac. System płac może być manualny, wewnętrzny, skomputeryzowany lub zewnętrzny (outsourcing). Podaj wszystkie procedury przetwarzania listy płac dla danego systemu.

Na przykład, powiedzmy, że masz własny skomputeryzowany system, w którym do obsługi listy płac wykorzystuje się oprogramowanie obsługi płac i płac. Dokumentuj, jak korzystać z oprogramowania. W jaki sposób wprowadzić wynagrodzenie pracowników i jak przetwarzać korekty płac, bezpośrednie depozyty, podatki od wynagrodzeń, dni świadczeń, dodatki, świadczenia ubezpieczeniowe i nadgodziny. Dołącz kroki do podwójnego sprawdzenia listy płac przed wydrukowaniem wypłaty i przed zamknięciem listy płac.

Jeśli masz wiele częstotliwości płatności (takich jak cotygodniowe i dwutygodniowe), udokumentuj, jak je przetwarzać. Procedury przetwarzania płac powinny obejmować wszystkie etapy przetwarzania, od początku każdej listy płac aż do końca.

Uwzględnij procedury przetwarzania wtórnego. Na przykład, powiedzmy, że masz dział księgowy lub zewnętrzną firmę podatkową, która zajmuje się sprawami podatkowymi w zakresie płac. Podaj niezbędne pliki i raporty, które należy przekazać i do której osoby. Stan, który powinien otrzymywać wypłaty / odcinki wypłat w celu dystrybucji i zawierać inne firmy / osoby prywatne, z którymi musisz wchodzić w interakcję. Na przykład, jeśli dział płac przekazuje środki na świadczenia emerytalne do dostawcy planu emerytalnego natychmiast po każdym przetworzeniu listy płac, dołącz niezbędne kroki.

Procedury rejestrowania dokumentów. Pracodawca musi prowadzić ewidencję płac przez okres co najmniej trzech lat, zgodnie z Departamentem Pracy. Procedury przechowywania i archiwizacji stanów dla rejestrów płacowych, W-2, raportów podatkowych, kart czasowych i innych zapisów płacowych.