Gdy pracownik odchodzi, należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Od pakowania swojego biurka do pracy z rodziną na ubezpieczeniach i wydaniach 401k, innym procesem nawigacji jest lista płac. Wiele firm stosuje specjalną procedurę płacową dla zmarłych pracowników, która zapewnia, że środki zmarłego pracownika są odpowiednio rozliczane i przekierowywane.
Death Cerfiticate
Aby podjąć wszelkie kroki w celu rozwiązania wynagrodzenia pracownika i przeprowadzenia ostatecznej kontroli, potrzebujesz sprawdzalnego dowodu jego śmierci. Poproś o kopię świadectwa zgonu od rodziny, które można umieścić w aktach osobowych pracownika i prześlij go do przedstawiciela działu kadr firmy, co pozwoli firmie na przejście do przetwarzania płac za ostateczne wynagrodzenie pracownika.
Wydatkowanie płacy
W zależności od stanu, w którym mieszkasz, ostateczne wynagrodzenie za zmarłego pracownika może iść do egzekutora za majątek zmarłego lub jego krewnych, który zwykle jest współmałżonkiem lub osobą pozostającą na utrzymaniu.Może to być uzależnione od organizacji majątku, woli i testamentu pracownika oraz procesu podyktowanego przez prawo stanowe. Na przykład w Teksasie ostateczna pensja osoby zmarłej jest wypłacana na jego majątek, chyba że istnieje uprawniony małżonek i nie ma innego wykonawcę majątku osoby.
Rozróżnienie pomiędzy życiem i zmarłymi płacami
Zanotuj w swoich plikach księgowych, jakie płace zostały wypłacone po śmierci pracownika i kontynuuj pobieranie FICA, jeśli końcowa wypłata zostanie obniżona w tym samym roku od śmierci pracownika, stwierdza Business Management Daily. Jeśli ostatnia wypłata jest przekazywana na rzecz współmałżonka pracownika, należy podać jej numer ubezpieczenia społecznego na formularzu 1099-MISC, który należy złożyć do IRS po odejściu pracownika.
Rozważania
Kiedy dana osoba niespodziewanie przechodzi, rzeczy mogą się szybko upaść, a majątek pracownika może początkowo być w nieładzie. Zanim cokolwiek zrobisz, skonsultuj się z wewnętrznym radcą prawnym firmy w sprawie najbardziej odpowiednich dalszych kroków w dziale płac. Jeśli popełnisz błąd i powiesz, wypłać wynagrodzenie zmarłej osobie niewłaściwej, możesz otworzyć firmę na potencjalne spory z majątku pracownika zmarłego.
