Opracowanie standardowych procedur operacyjnych jest cechą każdego dobrego biznesu. W ten sposób tworzy się spójność, która jest nieoceniona w kontaktach z klientami i utrzymywaniu dobrej dokumentacji. Zrozumienie, jakie procedury należy ustandaryzować, jest cechą dobrego menedżera.
Procedury standaryzacyjne
Firmy opracowują procedury operacyjne wyjaśniające, w jaki sposób należy realizować zadania. Aby określić, które zadania powinny być ustandaryzowane, spędź tydzień, spisując każde działanie podjęte w celu zaspokojenia potrzeb codziennego biznesu. Niektóre kwestie, takie jak klient, który był niezadowolony z produktu / usługi, będą z reguły obsługiwane tylko przez kierownictwo, a biorąc pod uwagę nowszy i mniejszy biznes, przez samego właściciela. Procedury operacyjne standaryzowane na początku powinny być tymi, które pracownik będzie odpowiedzialny za samodzielne wykonanie; inne, bardziej menedżerskie procedury można dodać później.
funkcje
Same procedury powinny jednoznacznie wyjaśniać działanie, od początku do końca. Oznacza to, że należy wymienić nawet najbardziej uproszczoną czynność (np. Włączenie komputera). Ideą procedury jest to, że pracownik powinien być w stanie postępować zgodnie z procedurą krok po kroku i, nie przyjmując żadnych założeń, dokładnie wykonać zadanie i spełnić wymagane standardy wydajności. Mimo że wymienienie bardziej szczątkowych działań może wydawać się zbędne lub stratą czasu, robi to z własnych powodów.
Funkcje
Standaryzacja procedur operacyjnych przynosi korzyści zarówno pracownikowi, jak i kierownikowi / właścicielowi. Kierownik / właściciel może zaoszczędzić czas i energię, wyjaśniając procedury. Pracownik otrzymuje korzyści płynące z posiadania jasnych oczekiwań; pracownicy są najszczęśliwsi, kiedy to, co jest im potrzebne i jak mają wykonywać codzienne zadania, są napisane czarno na białym. Nawet uproszczone instrukcje mogą być nieco uspokajające, gdy pracownik znajduje się w sytuacji, w której zadanie musi zostać wykonane dokładnie, ale szybko (na przykład: długa kolejka klientów).
Korzyści
Główna korzyść wynikająca ze standaryzacji procedur operacyjnych znajduje się w większej spójności wynikającej z wewnętrznych i zewnętrznych funkcji przedsiębiorstwa. Gdy procedury operacyjne zostaną ustandaryzowane i, oczywiście, zostaną zastosowane, pojawi się kilka korzyści. Po pierwsze, percepcja klienta będzie dobrze prowadzona, profesjonalna firma, co zwiększy wizerunek marki. Ta percepcja może nawet przenieść się na potencjalnych inwestorów / pożyczkowych funkcjonariuszy, ponieważ zazwyczaj żąda się kopii procedur spółki, gdy rozważane jest finansowanie / inwestycja. Kopia procedur przedsiębiorstwa jest również często wymagana w celu uzyskania ubezpieczenia. Po drugie, rachunki będą na miejscu, obszar, w którym spójność jest nie tylko pożądana, ale także, w wielu przypadkach, wymagana przez prawo.
Rozważania
Standaryzacja procedur operacyjnych nie jest lekka; specyfika jest kluczowa. Standaryzowane procedury będą stanowiły podstawę, na podstawie której pracownicy są szkoleni, promowani i zdyscyplinowani oraz za pośrednictwem których obsługiwane są potrzeby klientów, przetwarzane transakcje i utrzymywane książki. Poświęć dodatkowy czas na dokładną standaryzację procedur wymaganych dla dobrych działań firmy.
