Systemy przechowywania dokumentacji medycznej umożliwiają dostawcom bezpieczne przechowywanie informacji i ich skuteczne pobieranie. Systemy segregacji chronią również dane umożliwiające identyfikację pacjenta. Rodzaj systemu informacji na temat zdrowia, z którego korzysta usługodawca, zależy często od rodzaju obiektu, jego wielkości, liczby pacjentów, którymi się opiekuje oraz od ilości przechowywanych przez niego zapisów. Mniejsze obiekty, które zapewniają wyspecjalizowaną opiekę dla mniejszej liczby pacjentów, mogą wybrać dokumentację papierową, podczas gdy większe organizacje z wieloma działami i lokalizacjami mogą korzystać z zapisów elektronicznych. Niektórzy dostawcy usług medycznych stosują hybrydę papierowych i elektronicznych rejestrów dokumentów medycznych.
Dokumentacja medyczna: dobra dla pacjenta i dostawcy
Dokumentacja medyczna wspiera opiekę zdrowotną nad pacjentami i zapewnia, że ci, którzy zapewniają opiekę, otrzymują należną kwotę. Dzięki dokumentowaniu objawów, diagnozowania i leczenia dostawcy mogą wykorzystywać historię medyczną, aby pomóc pacjentom zachować zdrowie i szybciej wyjść z choroby. Mogą również otrzymywać wyższe zarobki, ponieważ firmy ubezpieczeniowe często wymagają dowodu świadczącego o jakości opieki.
Standardy HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability) pomagają chronić Twoją prywatność, zapewniając wytyczne dotyczące tego, co, kiedy i jak można udostępniać informacje o Twojej opiece. Wszyscy dostawcy usług medycznych są zobowiązani do przestrzegania tych norm, bez względu na rodzaj używanego przez nich systemu archiwizacji. Aby udostępnić określone informacje, muszą uzyskać pisemną zgodę i podpisany formularz zwolnienia. Na przykład najbliżsi sąsiedzi nie mogą skontaktować się z lekarzem i dowiedzieć się, czy jesteś pacjentem, nie mówiąc już o tym, dlaczego zobaczyłeś lekarza. Nawet twój małżonek potrzebuje podpisanego formularza zwolnienia, aby móc porozmawiać z twoim lekarzem. Firmy ubezpieczeniowe mają dostęp do ograniczonych informacji, takich jak kody rozliczeniowe ubezpieczeń, ale nie znają innych szczegółów dotyczących opieki.
Systemy papieru: uporządkowane alfabetycznie lub numerycznie
Systemy segregacji papierowych dokumentacji medycznych zajmują dużo miejsca. Półki, szafki i szuflady z kolorowymi folderami są powszechne.
Tego rodzaju systemy różnią się w zależności od liczby cenzurowania w formacie liniowym dostępnej do przechowywania rekordów i sposobu organizacji rekordów. Zapisy są zwykle uporządkowane alfabetycznie lub numerycznie.
Numeryczne systemy archiwizacji obejmują następujące elementy.
- Prosto lub kolejno po sobie: Dokumentacja medyczna jest składana w porządku chronologicznym według numeru pacjenta (tj. Daty w zapisie daty, miesiąca i roku).
- Terminal digit file: Znany również jako odwrotny numeryczny system archiwizacji, jest to przeciwieństwo prostej liczby, ponieważ rekordy są sortowane według ostatniej cyfry (tj. Roku w rekordzie z datą na miesiąc do roku).
Foldery papieru są zwykle przechowywane za zamkniętymi drzwiami i w zablokowanych szufladach. Pracownicy biurowi śledzą żądania dotyczące rekordów i lokalizacji rekordów, na przykład poprzez system wymeldowania, który wymaga od kogoś podpisania się pod rekord. Tylko nadzorcy mogą uzyskać dostęp do rekordów po godzinach, w razie potrzeby.
Elektroniczny system składania: Łatwiej udostępniać
Elektroniczna dokumentacja medyczna jest cyfrową wersją papierowej karty, która zawiera historię pacjenta w ramach jednej praktyki. Dostawca wykorzystuje EMR do identyfikacji pacjentów w celu wizyt profilaktycznych i badań przesiewowych, monitorowania stanu zdrowia pacjentów, śledzenia danych i poprawy jakości opieki.
Dzięki EMR użytkownik może uzyskać dostęp tylko do konkretnych informacji potrzebnych z rekordu. Na przykład, jeśli użytkownik nie musi widzieć historii pełnej pacjenta, system umożliwia dostęp tylko do informacji, które są mu potrzebne do wykonywania swojej pracy. Systemy EMR stosują środki bezpieczeństwa, aby uniemożliwić nieuprawnionym użytkownikom dostęp do chronionych informacji zdrowotnych, takich jak historia chorób. Pomaga to zapewnić zgodność z normami HIPAA, jednocześnie umożliwiając łatwy dostęp do zatwierdzonych stron.
Solidne elektroniczne karty zdrowia obejmują również dane administracyjne i dane rozliczeniowe. EMR mogą być dzielone między praktyki mające na celu poprawę jakości opieki, ale dzielenie się dokumentacją pomiędzy dostawcami i obiektami musi być nadal prowadzone zgodnie z przepisami HIPAA. Główni dostawcy oprogramowania, tacy jak Cerner, Epic, McKesson i Meditech, zapewniają systemy archiwizacji, które pozwalają użytkownikom uzyskać dostęp do informacji dla poszczególnych pacjentów, wyszukując ich po imieniu. Elektroniczne systemy archiwizacji umożliwiają także użytkownikom przeglądanie informacji dla grup pacjentów, takich jak wyszukiwanie wspólnych danych demograficznych lub historii medycznych, tak aby mogli poprawić stan zdrowia społeczności - na przykład poprzez określenie, kto jest odpowiedzialny za szczepienia.
Systemy hybrydowe: łączenie zapisów elektronicznych i papierowych
Niektóre praktyki medyczne wykorzystują zapisy elektroniczne i zapisy papierowe. Mogą drukować informacje cyfrowe, skanować dokumenty papierowe i uzyskiwać dostęp do informacji z dowolnego typu systemu, dzięki czemu ich systemy elektroniczne i papierowe są kompatybilne.
Na przykład niektóre praktyki korzystające z EMR aktualizują swoje pliki, skanując informacje papierowe. Lub wydrukują informacje z elektronicznego zapisu, aby osoba świadcząca opiekę mogła mieć je na papierze podczas leczenia pacjenta.
Zasady i procedury zakładu powinny określać, które części rekordu będą oparte na papierze, a które części będą przechowywane elektronicznie. Wszystkie nowe zapisy są składane w odpowiednim formacie. Jeśli część rekordu jest oparta na papierze, powinna odnosić się do lokalizacji części elektronicznej.
