Rachunkowość to rejestrowanie, analiza i raportowanie zdarzeń, które mają istotne znaczenie dla firmy. Rachunki zawierają zapisy zmian w aktywach, zobowiązaniach, kapitale własnym, przychodach i kosztach. Zwykła sekwencja kroków w procesie rejestracji obejmuje analizę, przygotowanie zapisów w dzienniku i umieszczenie tych wpisów w księdze głównej. Kolejne procesy księgowe obejmują przygotowanie salda próbnego i sporządzanie sprawozdań finansowych.
Podstawy: obciążenia i kredyty
Obciążenia i kredyty są podstawowymi narzędziami księgowymi do zmiany kont. Rozliczenia zwiększają rachunki aktywów i wydatków, a także zmniejszają zobowiązania, kapitał i przychody. Kredyty zwiększają rachunki zobowiązań, kapitału własnego i przychodów, a także zmniejszają rachunki aktywów i wydatków. Obligacje i kredyty znajdują się odpowiednio po lewej i prawej stronie konta T, które jest najbardziej podstawową formą reprezentowania konta.
Analiza
Pierwszym krokiem procesu rejestracji jest analiza transakcji, ustalenie zapisów księgowych i zapisanie ich na odpowiednich kontach. Analiza obejmuje sprawdzenie papierowej lub elektronicznej rejestracji transakcji, takiej jak faktura, paragon lub przelew elektroniczny. Typowe transakcje obejmują sprzedaż produktów, dostawę usług, zakup materiałów eksploatacyjnych, wypłacanie pensji, kupowanie reklam i rejestrowanie płatności odsetkowych. W rachunkowości memoriałowej firmy muszą rejestrować transakcje w tym samym okresie, w którym mają miejsce, bez względu na to, czy pieniądze zmieniają właściciela, czy nie. Przychody i koszty transakcji wpływają na odpowiednie rachunki rachunku zysków i strat, a także na konta bilansowe. Niektóre transakcje mogą dotyczyć tylko kont bilansowych.
Wpisy do dziennika
Wpisy do dziennika są drugim krokiem w procesie nagrywania. Czasopismo jest chronologicznym zapisem transakcji. Wpis składa się z daty transakcji, kwot debetowych i kredytowych dla odpowiednich kont oraz krótkiej noty objaśniającej transakcję. Na przykład zapisy księgowe dotyczące transakcji sprzedaży gotówkowej obejmują kredyty (wzrost) ze sprzedaży i debetowe (wzrost). Wpisy do dziennika ujawniają wszystkie efekty transakcji w jednym miejscu. Są również przydatne w wykrywaniu i korygowaniu błędów, ponieważ kwoty debetowe i kredytowe muszą się bilansować pod koniec okresu.
Publikowanie w Ledger
Trzecim i ostatnim etapem procesu rejestracji jest opublikowanie zapisów księgowych w księdze głównej, która zawiera podsumowanie wszystkich kont. Każdy rekord zawiera pola daty transakcji, komentarze, obciążenia, kredyty i saldo należności. We wcześniejszym przykładzie transakcji sprzedaży proces księgowania obejmuje wprowadzenie kwoty kredytu dla rachunku sprzedaży, kwoty debetowej na koncie kasowym i aktualizację odpowiednich sald. Księga główna może być w formie segregatora, karty indeksowej lub aplikacji.
