Ostro sformułowane pisma z urzędu na rogu są jednoosobowym edyktem, ale w rzeczywistości większość miejsc pracy działa bardziej efektywnie - i z większym morale - gdy szefowie wspierają komunikację zespołową. Istnieje wiele strategii mających na celu zwiększenie tej komunikacji wśród kolegów.
Wizja, wartości i buy-in
Misja, wizja i deklaracje wartości pomagają zebrać zespół wokół wielkich idei, które napędzają to, co robią i zapewniają, że wszyscy są na tej samej stronie - kluczowy pierwszy krok w kierunku promowania komunikacji, zgodnie z Susanne Gaddis, doktorantką, certyfikowanym profesjonalistą mówiącym i CEO The Communications Doctor. Ale nie wystarczy mówić tym samym językiem korporacyjnym. "Aby stworzyć skuteczny zespół, wszyscy członkowie zespołu muszą je zrozumieć i dokonać zakupów" - mówi dr Gaddis. I to jest tak podstawowe, jak współpracownicy, którzy "zgadzają się na zestaw zachowań, które pomogą, a nie przeszkadzają w organizacji", mówi.
Zrozum i dostosuj różnice stylów
Wśród tych pomagających zachowań: zrozumienie i dostosowanie różnic w stylu. Weźmy na przykład Artura w księgowości i Chloe w kreatywności. "Jeśli twórczy, nie kończący się termin osoba pracuje z wysoce zorganizowaną, bardzo uporządkowaną osobą, musi z góry rozmawiać o poziomie potrzebnej komunikacji" - mówi dr Gaddis. Będą również musieli uzgodnić kanały, za pomocą których będą się wzajemnie informować - takie jak codzienne, cotygodniowe lub comiesięczne rozmowy telefoniczne, wiadomości tekstowe lub spotkania twarzą w twarz - mówi. A czasami jako trener i / lub szef, musisz zorganizować - a może nawet prowadzić - wstępną dyskusję.
Wykonaj wdzięczny trójstopniowy krok
Zapewnij - i zachęć współpracowników do dostarczenia - trzyetapowej informacji zwrotnej, mówi dr Gaddis. Oto jak to działa:
- Krok 1: Powiedz "dziękuję!"
- Krok 2: Niech pracownicy wiedzą, co robią, co miało znaczenie.
- Krok 3: Daj znać, jaki wpływ miało ich zachowanie na organizację.
Przykład: "Dziękuję, Rita, za podzielenie się świetnym artykułem o skutecznym budowaniu zespołu." Pomysły już wywarły ogromny wpływ na to, jak komunikuję się z moim zespołem "- mówi dr Gaddis.
Przemyśl ponownie spotkania zespołów
Skorzystaj ze zogniskowanych spotkań na stojąco, aby wspierać komunikację w zespole - zamiast tradycyjnych, sypiących, siedzących w siodle. Niektórzy nazywają je "scrumami", a nawet "Scrum Alliance" oferuje wskazówki, szkolenia i certyfikację na sposób scrum. Pomysł: Stań się, okrągłe "spotkania" odbywają się raz dziennie przez nie więcej niż 15 minut i wszyscy uczestnicy muszą wnieść swój wkład. Tylko trzy rzeczy są omówione: co osiągnęli od ostatniego codziennego scrum, co zamierzają osiągnąć od teraz do następnego codziennego scrum i co hamuje postęp, zgodnie z Renee Mzyk, dyrektor operacyjny Scrum Alliance. Ale na pewno nie spotkanie planistyczne lub dyskusja techniczna - obie te kwestie mogą utknąć w szczegółach i powstrzymać skuteczną komunikację zespołową.
Mów prawym językiem ciała
Nic nie mówi "nie obchodzi mnie, o czym mówisz", jak wysyłanie tekstu lub składanie broni, gdy inni członkowie zespołu mają podłogę. Zamiast tego, spróbuj tych technik, oferowanych przez Carol Kinsey Goman, Ph.D., prelegenta, trenera wykonawczego i eksperta mediów na temat wpływu języka ciała w miejscu pracy. Jest także blogerem przywództwa w Forbes i autorką "Cichego języka liderów: jak język ciała może pomóc - lub ranić - jak prowadzić":
- Zmierz się bezpośrednio z ludźmi (od serca do serca). Nawet jedna czwarta rundy sygnalizuje brak zainteresowania i powoduje wyłączenie głośnika - mówi dr Goman.
- Usuń bariery między Tobą a pozostałymi uczestnikami. Telefony, papier - wszystko, co blokuje twój widok. Albo jeszcze lepiej, wyjdź zza biurka i usiądź obok nich.
- Utrzymuj pozytywny kontakt wzrokowy. Większy kontakt wzrokowy prawie zawsze prowadzi do większego polubienia i włączenia. Przesunięcie spojrzenia lub zeskanowanie pokoju oznacza, że nie słuchasz.
- Podczas mówienia używaj dłoni dłoni i gestów otwartego ramienia. Te ciche sygnały wiarygodności i szczerości są postrzegane bardziej pozytywnie niż ręce skrzyżowane i ręce ukryte lub blisko ciała, mówi dr Goman.
- Zsynchronizuj język ciała z osobą, z którą masz do czynienia. Subtelnie pasuje do stanowiska innej osoby, pozycji ramienia i wyrazu twarzy - to oznacza, że jesteś podłączony i zaangażowany.
Unikaj "Groupthink"
Co łączyło Pearl Harbor, inwazję USA na Koreę Północną i inwazję w Zatoce Świń na Kubę? Te historyczne "fiaski", jak pisze autor Irving L. Janis, mogły być spowodowane wyłączeniem głosów sprzeciwu z dyskusji na temat planowania rządowego w błędnym podejściu, które nazwał "Grouptink". Z drugiej strony, takie sukcesy polityczne, takie jak kryzys kubańskiego pocisku i plan Marshalla, wskazują na wartość innych punktów widzenia, zgodnie z Janis. Podsumowując: zabawne niezadowolenie z nowych pomysłów lub polityk może bardzo dobrze wspierać komunikację zespołową poprzez przyciąganie niechętnych uczestników - i pomagać ci podejmować lepsze decyzje - więc zachęcaj do tego.
Pomiń Scowl
Unikaj nachmurzania lub marszczenia brwi podczas dyskusji, ponieważ te reakcje również nie sprzyjają komunikacji zespołowej. Po pierwsze, kiedy marszczysz brwi, "uczestnicy prawdopodobnie uznają, że nie podoba ci się to, co właśnie usłyszałeś - i zachowają swoje opinie dla siebie" - mówi dr Goman. "W rzeczywistości, ilekroć pokazują niewerbalne przejawy gniewu, drażliwości lub irytacji, ludzie są bardziej skłonni do powstrzymywania swoich pomysłów, ograniczania swoich komentarzy i szukania sposobów na skrócenie ich interakcji z tobą." Zamiast tego skup się na tym, czy w oświadczeniu jest prawda. Zawsze możesz taktownie zaadresować sposób, w jaki został zaprezentowany później jeden-na-jeden, jeśli zajdzie taka potrzeba.
