Skuteczne plany komunikacji stanowią wartość dodaną dla organizacji i często decydują o sukcesie i porażce programów. Ale jaki jest skuteczny plan komunikacji? Komunikacja jest zdefiniowana jako "proces, w którym informacje są wymieniane między osobami poprzez wspólny system symboli, znaków lub zachowań." Skuteczne planowanie komunikacji pomaga pokonywać przeszkody, tworząc wspólny język i kształtując przekaz. Plany te pomagają w uporządkowaniu hierarchii kluczowych wiadomości i precyzyjnym określeniu szczegółów dotyczących odbiorców pod względem czasu i czasu dostawy.
Zaplanuj skuteczną komunikację
Skuteczne plany komunikacji stanowią podstawę do zarządzania komunikatem, osiągania wyników i mierzenia sukcesu. Plany określają podstawy tego, kto, co, gdzie, dlaczego i jak, dla każdego projektu komunikacyjnego, programu lub firmy. Stworzenie planu zmusza do zastanowienia się nad swoimi celami i przewidywania reakcji, w tym barier, zanim przejdzie do publicznej wiadomości. Plan komunikacji koncentruje się również na twoich wysiłkach, zapewniając kontekst, ustalając priorytety i rozwijając dostosowanie. Pozwala na stworzenie spójnego komunikatu, który rozwija dynamikę i jest dostosowany do używanych mediów.
Budowanie planu
Chociaż plany komunikacji różnią się rozmiarem, w zależności od ich zakresu i celu, niektóre kluczowe komponenty obejmują: Analizowanie sytuacji. Jaki jest istniejący problem lub szansa? Jak zmienia się branża lub firma? Wprowadzasz coś nowego? Czy masz dane z badań lub ankiet? Czy jest to sytuacja kryzysowa lub kryzysowa? Czy istotne są czynniki ekonomiczne lub polityczne? Jaka jest historia? Zidentyfikuj odbiorców głównych i pobocznych. Jaka jest wielkość Twoich odbiorców? Jaka jest ich wiedza na temat sytuacji? Jak zostaną one zrealizowane? Czy są otwarci? Usprawnij wiadomość. Dlaczego potrzebują tej wiadomości? Czy wywierasz wpływ na swoich odbiorców? Poproś ich, aby podjęli działanie? Czy będą się opierać? Czy istnieją warstwy do wiadomości? Określ dystrybucję. Jak dotrzeć do odbiorców? Czy grupy mogą ci pomóc w przekazaniu tej wiadomości? Jakie media pasują do Twojej wiadomości? Jak szybko musi wyjść? Jakie są preferencje odbiorców? Wyznaczone cele. Co próbujesz osiągnąć? Skąd będziesz wiedzieć, jeśli to osiągniesz? Czy jest mierzalny? Jak długo powinno to potrwać? Jaki jest Twój budżet? Zmierz wyniki. Czy osiągnąłeś swoje cele? Czy potrzebne są kolejne kroki? Czy musisz mierzyć przez pewien okres czasu?
Rodzaje planów komunikacji
W zależności od firmy, plany komunikacji zwykle znajdują się na różnych poziomach organizacji. Z korporacyjnego punktu widzenia plan skupia się na wizji, misji i strategiach biznesowych. Może również obejmować branding całej organizacji. Na poziomie produktu plany komunikacji mogą pomóc w uruchomieniu produktu, rozszerzeniu linii produktów, zbudowaniu marki lub zwiększeniu udziału w rynku. Grupa public relations szuka tego, co warte jest opublikowania i jak korzystać z mediów, by dotrzeć do wielu rynków. Może również obejmować komunikację kryzysową, a także relacje społeczne. W zasobach ludzkich nacisk kładzie się na komunikację pracowników. W jaki sposób możemy przekazywać naszym pracownikom informacje na temat strategii, programów, zmian i szkoleń? W relacjach z inwestorami celem jest uzyskanie finansowego zainteresowania spółką, budowanie reputacji w tej społeczności i podnoszenie ratingów.
Pobieranie słowa
Wraz z rozwojem mediów, komunikatory mają wiele możliwości wyboru, ale znajomość odbiorców jest kluczowa. Zapytaj swoich rynków, czego często używają. Określ, czego wymaga twoja wiadomość. Czy to jest pilne? Czy potrzebujesz opinii? Budujesz społeczność? Każda z nich prowadziłaby do innego systemu dystrybucji. W wielu przypadkach niezbędny jest więcej niż jeden pojazd komunikacyjny, aby zapewnić dotarcie wiadomości na rynek. Typowe kanały dystrybucji obejmują: Wiadomości e-mail Spotkania Media społecznościowe (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Strony internetowe / blogi Biuletyny / nowe wersje Prezentacje Komunikaty prasowe Listy Publikacje Podręczniki Materiały informacyjne Radio telewizyjne Wideo Seminaria internetowe / webcasty Szkolenia
Blokady drogowe do skutecznych planów komunikacji
Jednym z kluczowych czynników nieskutecznej komunikacji jest różnica w sposobie mówienia, czytania i myślenia. Mówimy około 100 słów na minutę, czytamy około 200 słów na minutę, ale nasze myśli pracują z więcej niż 500 słowami na minutę. Oznacza to, że możemy łatwo się rozproszyć. Dodaj do tego naszą rosnącą listę przychodzących wiadomości e-mail, rosnącą liczbę tradycyjnych i internetowych źródeł mediów oraz nasze pozornie niekończące się spotkania. Skuteczny plan musi rozwiązać te problemy, gromadząc wiedzę o twoich konkretnych grupach interesu, uzyskując informacje zwrotne i stosując te dane do opracowania skutecznych wiadomości. Często oznacza to dostarczanie tej wiadomości w wielu formatach w czasie.
