Raport kontaktu dokumentuje wszystkie tematy omawiane podczas spotkań, połączeń konferencyjnych i połączeń telefonicznych. Jeden taki przykład raportu kontaktowego jest używany podczas zbierania funduszy; podsumowuje tematy omawiane przez specjalistę ds. rozwoju funduszu z potencjalnym darczyńcą. Raport pomaga wyjaśnić wszelkie nieporozumienia lub pytania dotyczące tego, które strony udostępniają określone informacje. Pisanie raportu kontaktowego może wydawać się trudne i bezużyteczne, ale na dłuższą metę może zaoszczędzić czas i zminimalizować frustrację.
Zapytaj wszystkie nazwiska wszystkich uczestników spotkania, połączenia konferencyjnego lub połączenia telefonicznego. Zapisz je na górze strony, wraz z datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia spotkania.
Rób notatki dotyczące wszystkich ważnych aspektów spotkania, połączenia telefonicznego lub połączenia konferencyjnego.
Wpisz swój raport kontaktowy odnoszący się do notatek ze spotkania. Dołącz nazwę firmy i osoby reprezentującej firmę, a także nazwę innej firmy lub jej przedstawiciela.
Zaloguj datę i środki kontaktu. W przypadkach biznesowych należy udokumentować nazwiska wszystkich pracowników lub osób, które uczestniczyły w spotkaniu; co się stało ze znaczenia na spotkaniu; Kto powiedział co; jakie informacje zostały omówione i co zostało zrobione; następny temat do omówienia lub czy wszystko zostało załatwione; a w pierwszym przypadku datę następnego spotkania.
Przejrzyj raport kontaktu i upewnij się, że niczego nie brakuje. Dodaj brakujące szczegóły.
Wyślij raport kontaktowy, pocztą elektroniczną, faksem lub pocztą.
