Terminy "lean manufacturing" i "lean inventory" odnoszą się do podejścia do produkcji, które eliminuje odpady i skraca czas między otrzymywaniem i realizacją zamówień. Lean accounting ma na celu usprawnienie procesów księgowych w porównywalny sposób. Wykorzystuje również rachunkowość do wspierania produkcji odchudzonej, zbierając użyteczne informacje o tym, jak efektywnie działają operacje. Gromadzenie i porządkowanie tych informacji często wiąże się z ponownym przemyśleniem założeń wbudowanych w tradycyjne systemy księgowe.
Wskazówki
-
Lean accounting to podejście do zarządzania finansami, które wspiera usprawnione procesy lean manufacturing.
Czym jest Lean Accounting?
Lean accounting to zbiór zasad i procesów, które zapewniają numeryczne informacje zwrotne dla producentów wdrażających lean manufacturing i lean inwentaryzacyjne. Kiedy wprowadzasz zmiany w operacjach, na przykład organizując procesy na różne sposoby lub zmieniając sposoby wykorzystania czasu pracowników, może być trudno powiedzieć, po prostu obserwując przepływ pracy, jak wielką różnicę wprowadziły te dostosowania. Produkcja może wydawać się gładsza i łatwiejsza, a klienci mogą wydawać się bardziej usatysfakcjonowani, ale kwantyfikacja tych wyników dostarcza odpowiednich, wysokiej jakości informacji, umożliwiając menedżerom faktyczne dostrzeżenie konsekwencji różnych podejść do przepływu pracy i porównywania wyników. Informacje uzyskane z lean accounting mogą stanowić podstawę do wprowadzania dalszych zmian i dostosowań, które Twój szczupły system księgowy może również zmierzyć i ocenić.
Lean accounting traktuje niektóre tradycyjne zasady rachunkowości w nietradycyjny sposób, ponieważ konwencjonalne protokoły rozliczeniowe nie odzwierciedlają w pełni wartości, która wynika z podejścia opartego na lean manufacturing. Na przykład tradycyjna księgowość traktuje zasoby reklamowe jako zasób, ponieważ kwantyfikuje coś, co posiadasz, a nie coś, co jesteś winien. Twoja firma może wytwarzać części, które później wykorzystuje w gotowych produktach sprzedawanych klientom. Jeśli skoncentrujesz zasoby produkcyjne na produkcji dużej ilości określonej części, tradycyjny bilans zapisuje zasoby, które wyprodukowałeś jako aktywa, które zwiększają twoją wartość netto, nawet jeśli po prostu siedzisz na półce magazynu przez rok. Lean accounting bierze jednak pod uwagę fakt, że niewykorzystane zasoby mogą w rzeczywistości negatywnie wpłynąć na dobre samopoczucie firmy, ponieważ zajmuje ona miejsce i wymaga nakładów pracy i materiałów, które można wykorzystać zamiast tego, aby wypełnić bardziej aktualne zamówienie.
Jakie są koncepcje Lean Manufacturing?
Koncepcje lean manufacturing koncentrują się na zmniejszaniu produkcji i zapasów, aby usprawnić operacje w celu wypełnienia bieżących zamówień z możliwie krótkim czasem realizacji. Takie podejście na nowo definiuje efektywność, koncentrując się na przepustowości (kompletowaniu i dostarczaniu gotowych produktów do klientów, którzy złożyli zamówienia). Tradycyjne rozliczanie polega natomiast na mierzeniu wydajności w odniesieniu do liczby jednostek, które wykonuje linia produkcyjna, niezależnie od tego, czy klienci złożyli zamówienia na te jednostki.
Tradycyjny system księgowy może wykazywać imponującą liczbę dzięki temu, że wykorzystano ekonomię skali i wykonano duże ilości określonej części. Te tradycyjne wskaźniki koncentrują się na średniej ilości czasu i pracy, jaką poświęcasz na proces tworzenia każdej jednostki bez uwzględnienia większego obrazu. Na przykład Twoja firma osiągnie inny wynik finansowy, jeśli dostarczysz części klientowi, który zapłaci za nie natychmiast, a nie będzie magazynował te części w magazynie w oczekiwaniu na przyszłe zamówienia.
Lean manufacturing podkreśla również zasadę krótkiego czasu realizacji. Jeśli Twoja firma koncentruje się na wypełnianiu zamówień w miarę ich otrzymywania, zamiast gromadzić duże ilości poszczególnych części, skończy się to mniejszą ilością odpadów, ponieważ części wyprodukowane w ilościach mogą nie być częściami, które faktycznie potrzebujesz po rozpoczęciu zamówień roll up. Lean accounting to kwantyfikacja tych oszczędności, mierzenie wyników pod względem sprzedaży w stosunku do zapasów oraz czas oczekiwania między klientem, który składa zamówienie, a firmą wypełniającą i dostarczającą.
Systemy komunikacji i sprzężenia zwrotnego są kluczem do Lean Manufacturing. Im szybciej Twoje magazyny i zespoły produkcyjne wiedzą, jakie zamówienia zostały złożone, tym szybciej mogą zamówić potrzebne materiały i uruchomić procesy produkcyjne. Podejście oparte na chudym ekwipunku zależy od zestawienia dostawców, którzy mogą dostarczyć Ci to, czego potrzebujesz, tak szybko jak to możliwe, po złożeniu zamówienia.
Jakie są pięć "S" w Kaizen?
Kaizen to kolejna ważna zasada lean manufacturing, oparta na filozofii japońskiej operacji, która kładzie nacisk na ciągłe doskonalenie. Kaizen można podsumować w pięciu zasadach, które zaczynają się od litery "s".
- Sortować: Dzięki silnemu naciskowi na utrzymanie poziomu zapasów do minimum, szczupła produkcja opiera się na zasadzie sortowania Kaizen lub identyfikowaniu przedmiotów, które nie są już przydatne i usuwaniu ich z drogi. Ta praktyka eliminuje bałagan i skraca czas, w którym twój zespół musi spędzić czas na katalogowaniu i rotacji, których nawet nie można użyć. Lean accounting mierzy czas, który tu oszczędzasz, oceniając ogólną sprawność twoich systemów po tym, jak zbędziesz niepotrzebny zapas.
- Uporządkować: Gdy już określisz, które przedmioty z ekwipunku utrzymasz, a które odrzucisz, podejście Kaizen kładzie nacisk na tworzenie porządku wśród zasobów, które wciąż masz pod ręką. Proces organizowania wydaje się na powierzchni zakłócać produktywność, ponieważ spędzasz więcej czasu na aranżowaniu niż na produkcji. Jednak obserwacje lean accounting pokazują, że spędzenie tego dodatkowego czasu oszczędza czas, ponieważ nie spędzasz niepotrzebnych godzin szukając tego, czego potrzebujesz w chaotycznym magazynie.
- Blask: Podobnie jak ustawienie elementów w porządku, utrzymanie miejsca pracy w czystości pozwala na maksymalne wykorzystanie zasobów, umożliwiając firmie funkcjonowanie płynnie i bez bałaganu, niepotrzebnych wypadków lub awarii sprzętu z powodu niewłaściwej konserwacji. Zyski netto z tej dodatkowej opieki pojawiają się w twoich szczupłych liczbach księgowych w postaci zwiększonej wydajności i niższych rachunków za naprawę.
- Ujednolicić: Każda operacja produkcyjna ma elementy wspólne z innymi operacjami i elementami, które są unikalne dla jej specyfikacji i procesów. Lean Manufacturing określa i standaryzuje najlepsze praktyki, korzystając z ogólnej wiedzy branżowej, a także zastrzeżonych informacji opracowanych przez pracowników. Dzięki umiejętnemu zebraniu tych wglądów do instrukcji operacyjnych i personelu szkoleniowego obniżysz koszty pracy, minimalizując błędy i maksymalizując wydajność. Zwiększysz także zadowolenie klientów dzięki większej spójności. Twój szczupły system rachunkowości pozwoli uchwycić te ulepszenia danymi, które pokazują wysoką sprzedaż i efektywne wykorzystanie godzin pracy.
- Ponieść: Po wprowadzeniu niezbędnej energii i zasobów do pierwszych czterech etapów procesu Kaizen, musisz także rozwinąć systemy i wrażliwości, które zachęcą twoich pracowników do utrzymania i utrzymywania ulepszeń, które poczynili, a nawet kontynuowania ich ulepszania. Lean accounting może śledzić twoją zdolność do podtrzymania tych wysiłków przez śledzenie twoich postępów w czasie i dostrzeganie pojawiających się problemów, jeśli twoje systemy zaczną się poślizgnąć.
Raporty Lean Accounting
Chociaż Twoja firma może z powodzeniem i z pasją wdrażać odchudzoną produkcję i odchudzone praktyki magazynowe, sukces tych praktyk nie zawsze znajduje odzwierciedlenie w tradycyjnych raportach księgowych. Wpływ chudego inwentarza na bilans jest najbardziej uderzającym przykładem tej rozbieżności: Niższe poziomy zapasów zapewniają sprawne i rentowne działanie Twojej firmy, ale pojawiają się w tradycyjnym bilansie jako zmienna, która powoduje, że Twoja firma ma mniejszą wartość, przynajmniej na papierze. Jeśli jednak z powodzeniem stosujesz zasady lean, to trafienie do Twojego bilansu zostanie zrównoważone przez odpowiedni wzrost dolnej części rachunku zysków i strat, który z czasem będzie odbijał się od twojego bilansu, jako że więcej środków pieniężnych w Bank.
Jeśli ubiegasz się o pożyczkę od bankiera, który nie jest zorientowany w zasadach lean, być może będziesz musiał wyjaśnić te koncepcje. Możesz dostarczać notatki, które będą dołączane do twoich sprawozdań finansowych, lub możesz udzielić wyjaśnień osobiście na spotkaniach twarzą w twarz. Te podstawowe informacje pomogą w rozwinięciu twojego wniosku o pożyczkę i zapewnią ci możliwość stworzenia dobrze zaokrąglonego wrażenia i odwołania się do uznania pożyczkodawcy. Na ogół dobrym pomysłem jest skontaktowanie się z kredytodawcami i rozpoczęcie rozwijania relacji, zanim dojdziesz do momentu złożenia wniosku o finansowanie. Budowanie relacji jest szczególnie ważne, jeśli Twoja firma pracuje z koncepcjami i podejściami, takimi jak lean manufacturing, które mogą nie być znane pożyczkodawcy.
Lean manufacturing i inwentarz pojawiają się na rachunku przepływów pieniężnych pro forma w postaci niższych wydatków, które powodują mniej pilną potrzebę zewnętrznego kapitału operacyjnego, odzwierciedlając szczupłe podejście do finansowania. Jeśli skrócisz czas realizacji zamówień i będziesz mieć mniej zapasów na wyciągnięcie ręki, potrzeby związane z przepływem gotówki w Twojej pro forma (oraz w rzeczywistych operacjach) będą bardziej zbliżone do przychodzących pieniędzy. Zamiast inwestować w zastrzyk zapasów, który wymaga dużej płatności z góry, ale przynosi dochód przez dłuższy czas, szczupła operacja wydaje pieniądze jak najbliżej, kiedy dostarcza zamówienia i rachunki klientów.
Firma wykorzystująca odchudzone praktyki produkcyjne może również opracowywać spersonalizowane raporty księgowe, które mierzą jej sukces za pomocą parametrów Lean. Na przykład możesz śledzić przepływ części i robocizny w miarę upływu czasu, aby uzyskać informacje o płynnym i efektywnym przepływie operacji lub możesz tworzyć regularne raporty mierzące rotację zapasów, która jest krytyczną zmienną w utrzymywaniu ścisłych i ubogich systemów.
Praktyki Lean Accounting
Oprócz śledzenia sukcesu praktyk lean w zakładzie produkcyjnym, lean accounting powinna sama być szczupła. Jego procesy powinny zostać usprawnione i nie powinny wymagać więcej wysiłku i zasobów, niż to konieczne. Aby przejść do systemu rozliczeń lean, warto użyć systemu, który odzwierciedla podejście pięciu z Kaizen. Najpierw posortuj operacje księgowania, oceniając je pod kątem określenia, które kroki zapewniają największą wartość w stosunku do czasu ich wykonania. Odrzuć procesy, które nie są niezbędne dla prawnych wymagań księgowych. Wyeliminuj także kroki i raporty, które nie dają wysokiej jakości informacji o tym, jak dobrze działają Twoje szczupłe systemy.
Po posortowaniu procesów należy je uporządkować, opracowując sekwencję zadań, które najlepiej wykorzystają czas księgowania, a także dostarczą najlepsze możliwe informacje. Na przykład przy ocenie przepływu pracy sensowne jest śledzenie zakupów w inwentarzu przed rejestracją sprzedaży, ponieważ inwentaryzacja jest konieczna do wygenerowania sprzedaży, a nie odwrotnie. Następnie rozjaśnij swoje procesy, eliminując niepotrzebne czynności i aktualizując arkusze kalkulacyjne i platformy, dzięki czemu będą dostarczać najlepszej jakości informacje przy jak najmniejszej ilości danych wejściowych i powrotnych.
Po zaostrzeniu i oczyszczeniu systemów, rozpocznij standaryzację procesów lean accounting, tworząc pisemne protokoły i personel szkoleniowy, aby dokładnie i konsekwentnie postępować zgodnie z tymi przejrzystymi procedurami. Twórz standardy i harmonogramy nagrywania informacji i przekazywaj je współpracownikom, którzy polegają na tych liczbach, aby zrozumieć i ocenić ich działania związane z produkcją i zakupem.
Wreszcie, podtrzymaj swoje szczupłe praktyki rachunkowości, wykonując zaplanowane zadania zgodnie z harmonogramem i upewniając się, że współpracownicy robią to samo. Regularnie oceniaj te procesy i aktualizuj je tak często, jak to konieczne, zwłaszcza gdy zmieniają się systemy i okoliczności. Pracownicy działu rachunkowości i pracownicy muszą być informowani o wprowadzonych zmianach, szczególnie gdy zmiany te mają wpływ na ich pracę i obowiązki.
