Kiedy właściciele ziemscy zmieniają personel biurowy, pomocne jest poinformowanie najemców o tych zmianach, zwłaszcza personelu, który często kontaktuje się z najemcami. Łatwo jest doradzić najemcom personelu i inne istotne zmiany listownie.
Zbierz listę nazwisk i adresów wszystkich lokatorów, na których zmiana wpłynie. Na przykład, jeśli wynajmujesz powierzchnię w wielu lokalizacjach i tym samym obsługujesz więcej niż jedno biuro wynajmu, musisz powiadomić o zmianie tylko tych lokatorów, którzy zajmują się wynajmem, w którym nastąpiła zmiana. Jeśli masz tylko jedno biuro, powiadom o tym wszystkich lokatorów.
Przygotuj list na górze firmowej nagłówka, aby był "oficjalny" i zmień datę na najbardziej oczekiwaną datę. Używaj technologii mailmerge do personalizowania każdej litery lub możesz użyć bardziej ogólnego formatu, adresując każdą literę "Drodzy lokatorzy".
Treść listu powinna być krótka i rzeczowa i generalnie powinna zawierać dwa akapity treści oraz akapit zamykający. Zgłaszaj zmianę personelu w pierwszym akapicie. Jeśli nowy pracownik przejmie wszystkie obowiązki odchodzącego pracownika, powiedz to, wymieniając obowiązki: "Jennie Smith opuści firmę 12 marca i zostanie zastąpiona przez Mary Jones, która będzie odpowiedzialna za skargi najemców, konserwację wnioski, pobieranie czynszów i odpowiedzi na wszystkie powiązane pytania."
Z drugiej strony, jeżeli obowiązki poprzednio wykonywane przez odchodzącego pracownika zostaną rozdzielone między istniejącego i / lub nowego personelu, należy to ująć w pierwszym akapicie; na przykład: "Jennie Smith opuści firmę 12 marca i zostanie zastąpiona przez Mary Jones, która będzie odpowiedzialna za skargi najemców i prośby o konserwację, a Joe White przejmie odpowiedzialność za pobieranie czynszów i odpowiadanie na wszystkie powiązane pytania."
W akapicie drugim należy podać wszystkie stosowne daty; w wielu przypadkach, na przykład, pracownik opuszcza w piątek, a raporty zastępcze w następny poniedziałek. W innych przypadkach istnieje krótki okres pokrywania się, podczas gdy odchodzący pracownik trenuje nowy. Zamknij drugi akapit, stwierdzając, że od daty zmiany, wszystkie istotne pytania, komentarze i problemy powinny być kierowane do osób, które są za nie odpowiedzialne, i nazwać je ponownie. Na przykład: "Od 15 marca proszę kierować skargi i prośby o konserwację do Mary Jones i kontaktować się z Joe White'em w sprawie czynszu".
W ostatnim akapicie poinformuj najemców, że powinni się z tobą skontaktować w razie jakichkolwiek wątpliwości, komentarzy lub pytań. Podpisz list "Z poważaniem", a następnie Twoje imię.
Wskazówki
-
Właściciele domów lub ich pracownicy mogą ręcznie dostarczyć lub wysłać tego rodzaju listy; naprzemiennie mogą być dystrybuowane z wpływami z czynszu.
Oprzyj się pokusie bycia bliskim i dawaj zbyt wiele informacji, nawet gdy wszystko jest oczywiste. "Jennie Smith odchodzi, aby mieć dziecko" lub "Jennie Smith bierze ślub i wyjeżdża w podróż poślubną, a następnie wyprowadzi się z państwa", oba są przykładem podania zbyt dużej ilości informacji. Pozwól Jennie podzielić się z kimś swoją wiedzą i ogranicz swój list do tego, co jest niezbędne dla biznesu.
