Utrzymanie drobnego funduszu gotówkowego jest w 90 procentach rejestrowane. Pozostałe 10 procent kontroluje, kto może uzyskać dostęp do funduszy. Bez względu na to, w jakim jesteś przedsiębiorstwie i bez względu na to, za co płacisz za swoje pieniądze, przestrzeganie tych dwóch zasad wraz z kilkoma prostymi procedurami budżetowymi sprawi, że twój drobny fundusz gotówkowy będzie zrównoważony.
Plik dowodowy wszystkich zakupów
Prowadząc niewielki fundusz gotówkowy, pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest ustanowienie wydajnego i funkcjonalnego systemu przechowywania dokumentacji. Powinieneś otrzymywać pokwitowania i faktury za każdą transakcję, w której używasz drobnej gotówki i robisz jej kopie. Dzięki temu masz dwa oddzielne pliki na wypadek utraty pokwitowania. Nie ograniczaj się do wysyłania paragonów w folderze, ale przechowuj je chronologicznie i rozważ umieszczanie pokwitowań w oddzielnych folderach dla każdego miesiąca.
Ustanowienie akceptowalnych zastosowań dla drobnej gotówki
Nie używaj drobnej gotówki w sposób niedyskryminujący. Powinieneś mieć określone wytyczne określające, do czego możesz użyć gotówki i czego nie możesz. Na przykład, kupowanie alkoholu za pomocą funduszy byłoby zwykle nie do zaakceptowania, nawet jeśli alkohol był na sponsorowane przez firmę wydarzenie towarzyskie. Aby chronić siebie i każdego, kto ma dostęp do gotówki, powinieneś mieć pisemne zasady dotyczące akceptowanych wydatków.
Kontrola dostępu
Zawsze trzymaj swój drobny fundusz pieniężny w zamknięciu. Możesz przechowywać wszystko, od szuflady po szafę, aż do sejfu, ale unikaj trzymania go w przenośnych pudełkach lub innych pojemnikach do przechowywania, które można łatwo przenieść lub unieść. Nie rozdawaj kluczy ani kombinacji więcej niż kilku osobom. Najlepiej byłoby dać klucz tylko jednej lub dwóm osobom i poprosić kogokolwiek innego, by poprosił tych posiadaczy kluczy o dowolną gotówkę, której potrzebują.
Wykonuj okresowe audyty
Aby upewnić się, że twoje drobne pieniądze są odpowiednio wykorzystywane, przeprowadzaj okresowe audyty. Skuteczne kontrole są niezapowiedziane, a ich celem jest losowe sprawdzanie zapisów, procedur księgowych i kontroli Twojego drobnego funduszu gotówkowego. Bez audytów niewielkie środki pieniężne mogą być podatne na niewłaściwe lub złe zarządzanie. Najprostszym sposobem wykonania audytu jest posiadanie menedżera, który nie ma dostępu do odprawy gotówkowej funduszu co kilka tygodni.
