Chociaż wiele osób uważa spotkania za stratę czasu, są one skutecznym sposobem udostępniania informacji, śledzenia postępów dużego projektu i poprawy komunikacji między członkami zespołu. Ważne jest, aby wszyscy uczestnicy wzięli udział w spotkaniu i przybyli na czas, aby zapobiec niepotrzebnym opóźnieniom. Skutecznym sposobem, aby osoby zaangażowane były na czas, jest wysłanie każdemu przypomnienia o nadchodzącym spotkaniu na kilka dni przed zaplanowanym terminem.
Wyślij e-mail do wszystkich uczestników spotkania na kilka dni przed spotkaniem.
Wprowadź adresy e-mail wszystkich osób, od których oczekuje się uczestnictwa w polu "Do" szablonu wiadomości e-mail, a następnie zacznij komponować swoją wiadomość.
Uwzględnij ważne szczegóły, takie jak data, godzina i lokalizacja. Możesz również dołączyć agendę, jeśli taki istnieje. Pomoże to uczestnikom przygotować się do spotkania.
Jeśli spotkanie obejmuje tylko kilka osób, możesz wysłać wiadomość tekstową do wszystkich osób. Ostrzeże to uczestników zaplanowanego spotkania i wysyła szczegóły bezpośrednio na ich telefony komórkowe. W ten sposób mogą sprawdzić szczegóły, takie jak czas i miejsce spotkania za naciśnięciem przycisku, gdziekolwiek się znajdują. (Upewnij się, że masz prawidłowy numer telefonu wszystkich osób. Wiadomości wysłane przypadkowo do linii naziemnej nie zostaną odebrane.)
