Memorandum biznesowe lub memorandum to jeden z najprostszych sposobów informowania kolegów i pracowników o zbliżającym się spotkaniu. Skuteczne powiadomienie o spotkaniu zapewni podstawowe informacje na temat spotkania w jasny, zwięzły i profesjonalny sposób.
Stosowne informacje
- Postępuj zgodnie z ogólnym czteropunktowym formatem dla nagłówka, który powinien zawierać Do, Z, Data i Przedmiot w okólniku na spotkanie z personelem __. Pole "Do" powinno obejmować wszystkich zaproszonych na spotkanie. "Od" wyświetli Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko. Data zawiadomienia w dniu jego dystrybucji. Napisz, o czym jest notatka w polu "Temat", na przykład "Spotkanie menedżerów 15 sierpnia 2019 r."
- Podaj cel spotkania w akapicie otwierającym wraz ze wszystkimi podstawowymi istotnymi informacjami, w tym czasem i lokalizacją. Na przykład: "Celem spotkania jest omówienie zmienionego planu motywacyjnego dla pracowników. Spotkanie rozpocznie się o godzinie 15.00. w głównej sali konferencyjnej i trwa przez godzinę. Wszyscy kierownicy i przełożeni są zobowiązani do uczestnictwa. "
- Podaj podsumowanie tego, co zostanie pokryte podczas spotkania w treści notatki. Zachowaj informacje krótkie, jeśli to możliwe; pozostaw szczegóły, które będą omawiane na faktycznym spotkaniu. Na przykład: "W wyniku otrzymanej opinii firma wprowadzi zmieniony plan motywacyjny dla pracowników 1 września 2019 r. Nowy plan wynagrodzi zespoły sprzedaży, a nie tylko osoby, które osiągają cele miesięczne i kwartalne. Rozumiemy korzyści naszych pracowników sprzedaży pracujących w zespołach i mamy nadzieję, że będziemy wspierać ten trend dzięki zachętom finansowym. "
Wskazówki
-
Wszystkie informacje w zawiadomieniu powinny być istotne dla spotkania. Unikaj podawania informacji związanych z kwestiami związanymi z firmą, które nie będą omawiane na spotkaniu.
Przed spotkaniem
- Poinformuj odbiorców powiadomień, jeśli będą musieli się przygotować w jakikolwiek sposób lub przeczytać materiały przed uczestnictwem w spotkaniu. Przykładem może być: "Każdy otrzyma e-mailem zaktualizowany plan i zasady planu motywacyjnego do końca dnia. Proszę przejrzeć dokumenty z wyprzedzeniem, aby przygotować się do omówienia treści i poprosić o wyjaśnienie tam, gdzie jest to potrzebne."
- Poinformuj osoby zaproszone, gdy porządek obrad zostanie rozprowadzony. Na przykład: "Rozprowadzę agendę za pośrednictwem poczty elektronicznej co najmniej 24 godziny przed spotkaniem. Po uzgodnieniu proszę przejrzeć porządek obrad."
- Poproś zaproszonych, aby natychmiast Cię poinformowali, jeśli nie mogą uczestniczyć w spotkaniu, dzięki czemu możesz zaplanować czas, aby przejrzeć informacje z nimi. Nawet jeśli wysyłasz obowiązkową notatkę ze spotkania, niektórzy pracownicy lub zaproszeni mogą być na wakacjach lub poza miastem podczas podróży służbowej.
Wskazówki
-
Niech zaproszeni wiedzą, czy zechcesz odpowiedzieć na pytania dotyczące tematu spotkania z wyprzedzeniem lub czy wszystkie wyjaśnienia powinny być skierowane na faktyczne spotkanie. Podaj numer telefonu kontaktowego lub adres e-mail, jeśli zadasz pytania z wyprzedzeniem.
