Jeśli twoja praca wiąże się z okresowymi briefingami dla menedżerów lub kierownictwem wyższego szczebla w twoich funkcjach departamentu, prawdopodobnie dzielisz to zadanie na kwartały lub trzymiesięczne segmenty. Wiele organizacji korzysta z kwartalnych okresów dla operacji księgowych i finansowych, więc będą potrzebować odprawy pasującej do tego okresu. Raport kwartalny powinien zawierać streszczenie wykonawcze oraz informacje o postępie, najważniejszych wydarzeniach, wyzwaniach i celach osiągniętych w tym okresie. Możesz nawet dołączyć niepotwierdzone referencje, które mogą ożywić raport dzięki faktycznym zdarzeniom, które miały miejsce w tym kwartale.
Przestudiuj poprzednie raporty kwartalne
Jeśli jest to pierwszy raport kwartalny, który piszesz, przejrzyj poprzednie raporty - kwartalne lub roczne. Mogą istnieć informacje na koniec roku, które chcesz przenieść do tego raportu kwartalnego. Ponadto może istnieć preferowany format raportu kwartalnego. To prawdopodobnie dobrze, jeśli zamierzasz dołączyć dodatkowe, istotne informacje; należy jednak zachować ten sam format, chyba że podano inaczej. Jeśli nie masz jeszcze szablonu z poprzednich raportów, utwórz go, aby nie odtwarzać tego kroku w następnym kwartale.
Określ swoje źródła informacji
O ile raport kwartalny nie jest objęty Twoim zakresem, prawdopodobnie będziesz potrzebować informacji z innych źródeł lub działów. Jeśli na przykład raport wymaga danych finansowych, należy skontaktować się z działem księgowości lub finansów i poprosić o dane potrzebne w danym kwartale. Jeśli dostępne są dane za poprzedni kwartał, poproś o to również w przypadku, gdy chcesz porównać dwa kwartały.
Przejrzyj tematy biznesowe do raportowania
Zbierz informacje o tematach biznesowych, które sprawdzasz w swoim raporcie kwartalnym. Na przykład, jeśli jesteś kierownikiem projektu firmy konsultingowej, a celem raportu jest aktualizacja zespołu kierowniczego w sprawie postępu w kilku różnych zleceniach, rozważ wpisanie nazwy każdego klienta, a następnie typ zaangażowania jako podtematy takie jak to:
- Nazwa klienta, rodzaj zaangażowania; np. Executive Coaching
- Nazwa klienta, rodzaj zaangażowania; np. Team Development Workshop
- Nazwa klienta, rodzaj zaangażowania; np. ocena organizacji
Dla każdego podtematu podaj krótki opis zaangażowania, w tym personel przypisany do każdego z nich. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, podaj swoje imię i nazwisko klienta, z którym się kontaktowałeś w tym okresie, a także opis swoich działań jako kierownika projektu. Opisz inne działania związane z zaangażowaniem, takie jak liczba godzin pracy każdego wyznaczonego konsultanta oraz cele, cele i osiągnięcia każdego zadania. Na przykład możesz napisać,
"Konsultant ABC John Doe stworzył zajęcia dla zespołu na warsztaty 1 lutego 2019 r. Celem warsztatów jest przegląd wyników z oceny organizacyjnej przeprowadzonej 1 grudnia 2018 r. Oraz ułatwienie działań mających na celu ponowne zaangażowanie członków zespołu w misję organizacyjną. "
Będziesz oceniać, ile szczegółów powinieneś podać, biorąc pod uwagę długość i format twojego raportu kwartalnego. Ta sekcja stanowi narracyjną część raportu.
Arkusze kalkulacyjne są przydatne
Oprócz przydatności w przedstawianiu obrazu finansowego do raportu kwartalnego, arkusze kalkulacyjne są doceniane przez czytelników, którzy są zaniepokojeni wynikiem końcowym. Nie trzeba uwzględniać wielu stron w raporcie narracyjnym, ale ilościowy opis kwartalnych działań daje czytelnikom migawkę postępu biznesowego w Twojej okolicy. Jeśli korzystasz z tego samego przykładu, jeśli raportujesz kilka zobowiązań, Twój arkusz kalkulacyjny może odzwierciedlać początkowy budżet, analizę zużycia, koszty bieżące i szacowany budżet do ukończenia w dolarach i procentach.
Napisz wstęp i wnioski
Po zebraniu wszystkich informacji do raportu i przygotowaniu projektu napisz swoje wprowadzenie i wnioski. Wprowadzenie powinno zawierać okres dla twojego raportu, źródeł informacji, działu lub projektów i odbiorców. Jeśli twój raport jest długi lub złożony, napisz streszczenie, które zawiera najbardziej istotne informacje w jednostronicowym podsumowaniu. W konkluzji należy powtórzyć najważniejsze wydarzenia w ciągu kwartału, a także krótko wyjaśnić wszelkie istotne problemy napotkane w trakcie kwartału oraz prognozy na następny kwartał.
