Audyt jest obiektywną analizą i badaniem pewnego aspektu działań firmy, aby potwierdzić, w jakim stopniu organizacja jest zgodna z oczekiwanymi standardami. Audyty mogą mieć różne cele. Audyt finansowy sprawdza rekordy finansowe firmy, aby upewnić się, że są poprawne. Audyt zgodności ma na celu zapewnienie, że firma przestrzega obowiązujących przepisów lub przepisów. W większości przypadków kontrola składa się z kilku etapów lub etapów, które mają na celu zapewnienie jak najdokładniejszych, obiektywnych i wiarygodnych wyników. Proces konkretnego audytu będzie zależeć od rodzaju przeprowadzanego audytu, a także od tego, jaki zestaw norm reguluje pracę audytora.
Powiadomienie
Audyty rozpoczynają się od wydania jakiegoś powiadomienia do firmy lub organizacji podlegającej audytowi. W powiadomieniu zazwyczaj określa się cel audytu, termin jego przeprowadzenia oraz datę i godzinę pierwszego spotkania, które audytorzy chcieliby zaplanować wspólnie z liderami firmy.
Powiadomienie będzie również zawierać listę dokumentów, które audytor chce zbadać. W przypadku korporacji może to dotyczyć artykułów założycielskich, zarejestrowanych protokołów z posiedzeń zarządu, schematu organizacyjnego, korespondencji, zapisów sprzedaży i innych.
Proces planowania
Po wysłaniu powiadomienia audytor poświęci trochę czasu na zaplanowanie audytu. Odbywa się to przed spotkaniem z kierownictwem organizacji, aby opracować odpowiednią strategię na to spotkanie i prace w terenie, które nastąpią. Audytorzy muszą również zidentyfikować kluczowe obszary badań i wątpliwości oraz konkretne informacje, które chcą zbadać w celu przeanalizowania tych obszarów. Daje to również firmie czas na zebranie żądanych dokumentów.
Wstępne spotkanie
Etap planowania zazwyczaj prowadzi do wstępnego spotkania wyższego kierownictwa firmy i audytorów. Personel administracyjny może również być obecny. Celem spotkania jest umożliwienie audytorom wyjaśnienia procesu, a także umożliwienie organizacji wyrażenia wszelkich praktycznych, strategicznych lub dotyczących harmonogramu problemów, które mogą mieć.
Prace terenowe
Prace terenowe to pierwszy aktywny etap audytu. Bardziej szczegółowy harmonogram jest zazwyczaj opracowywany w taki sposób, aby obecność audytora nie była zbyt uciążliwa dla biznesu. Mogą być przeprowadzane wywiady z kluczowymi pracownikami w celu zbadania procedur biznesowych i praktyk. Audytorzy mogą również wykonywać przykładowe sprawdzanie dokumentów, aby upewnić się, że procedury tworzenia i retencji dokumentów firmy są prawidłowe.
Prace terenowe mogą być prowadzone przez kilku audytorów lub większy zespół, w zależności od wielkości i zakresu audytu.
Porozumiewanie się
Podczas gdy praca w terenie jest przeprowadzana przez zespół auditorów na miejscu w siedzibie firmy, zespół powinien być w stałym kontakcie z audytorem korporacyjnym, aby wyjaśnić procedury i zapewnić właściwy dostęp do potrzebnych dokumentów.
Projekt audytu
Kiedy zespół audytorów zakończy przegląd prac terenowych i dokumentów, audytorzy przygotowują projekt raportu z audytu. Niniejszy dokument wyszczególnia cel audytu, procedury stosowane przez audytorów, przeglądane dokumenty oraz ustalenia audytu. Będzie również prawdopodobnie zawierać wstępną listę nierozwiązanych problemów. Projekt raportu jest rozsyłany do zespołu w celu przeglądu i sugeruje poprawki.
Odpowiedź kierownictwa
Po tym, jak zespół audytowy dokonuje ostatnich korekt raportu z audytu, ostateczny dokument zostaje przekazany kierownictwu do przeglądu i odpowiedzi. Dokument kontroli zwykle wymaga od kierownictwa odpowiedzi na każdy z wniosków i wniosków z audytu, stwierdzając, czy zgadza się lub nie zgadza z przytoczonymi problemami, planem naprawienia wszelkich zaobserwowanych problemów lub braków oraz przewidywaną datą, w której wszystkie kwestie zostaną rozwiązane.
Wyjdź ze spotkania
Po otrzymaniu odpowiedzi kierownictwa, która może być formalnie dołączona do końcowego raportu z audytu, formalne spotkanie wyjazdowe może zostać zaplanowane w firmie podlegającej audytowi w celu zamknięcia jakichkolwiek luźnych końcówek lub udzielenia odpowiedzi na pytania, omówienia odpowiedzi kierownictwa i zajęcia się zakresem audytu.
Dystrybucja raportu z audytu
Sfinalizowane sprawozdanie z audytu przekazywane jest wszystkim niezbędnym zainteresowanym stronom, w tym inspektorowi, jeśli dotyczy, i poza nim.
Sprzężenie zwrotne
Ponadto, badana firma wdraża zmiany zalecane w sprawozdaniu z audytu, następnie audytorzy sprawdzają i testują, w jakim stopniu zmiany te rozwiązują zidentyfikowane problemy lub problemy. Informacje zwrotne między firmą i audytorami są kontynuowane do momentu rozwiązania wszystkich problemów i rozpoczęcia kolejnego cyklu audytu.
