Począwszy od korytarzy i sal szkolnych po sale posiedzeń korporacyjnej Ameryki, listy deklaracyjne służą niezliczonym celom w dziedzinie komunikacji. Jak sama nazwa wskazuje, list deklaruje coś. Można to również uznać za stwierdzenie faktu, ogłoszenie lub wyjaśnienie. Czasami kwestia jest sporu lub pieniędzy lub zagrożona jest reputacja. Bez względu na przyczynę, dla której piszesz list deklaracyjny dla swojej organizacji, zastosuj rozsądny i logiczny ton, zachowaj koncentrację i utrzymuj krótką i zwięzłą literę.
Podać cel deklaracji
Podaj swój cel, pisząc list deklaracyjny. Na przykład, powiedz, że piszesz list z deklaracją do swoich pracowników, aby ogłosić wprowadzenie nowego produktu lub usługi. Nie marnuj czasu na dotarcie do rzeczy: "Piszę, aby ogłosić, że po czterech latach intensywnych badań i badań, ABC Vitamin Company wprowadzi na rynek nowy suplement trawienny, nazwany Quell, 17 lutego."
Podaj szczegóły
Podaj inne istotne szczegóły deklaracji. W tym przykładzie możesz chcieć uwzględnić, ile kosztuje suplement i gdzie będzie sprzedawany.
Zaplanuj czas, aby odpowiedzieć na pytania
Przewiduj potrzeby swoich odbiorców - w tym przypadku Twoich pracowników. Będą chcieli wiedzieć, jak wpływa na nich deklaracja - wprowadzenie produktu na rynek. Zamiast bagatelizować twój list ze szczegółami, możesz zwołać spotkanie, aby odsłonić produkt i odpowiedzieć na pytania. Podaj czas i datę takiego spotkania w swoim liście i określ, czy frekwencja jest opcjonalna czy obowiązkowa.
Zamknij oświadczenie
Zamknij swój list deklaracyjny na zwinnej notatce, biorąc pod uwagę swoją kulturę korporacyjną i aktualną dynamikę. Możesz chcieć wskazać dalej, dostarczając prognozę, co deklaracja - wprowadzenie produktu - może oznaczać dla twojej firmy. Możesz wydać wezwanie do działania lub kroki, które pracownicy oczekują od zgłoszenia. Lub, jeśli wyczujecie opór na horyzoncie, wyrażajcie nadzieję, że wasza organizacja zbierze się razem, aby źródło deklaracji odniosło sukces.
Zakończ wszystko, dziękując odbiorcom za poświęcony czas. Bezpośrednie pytania pośrednie do ich bezpośredniego przełożonego lub jeszcze lepiej, do ciebie bezpośrednio, aby pocieszyć ducha współpracy.
Wykonaj szczegółową korektę
Oświadczenie dotyczące deklaracji o braku konfliktu interesów często staje się częścią historii firmy i może zostać opublikowane na stronie internetowej dla osób postronnych. Jako taki powinien być źródłem dumy i rozwiązania. Daj sobie czas na korektę, edycję i korektę listu deklaracji. Poproś zaufanego kolegę lub powiernika o sprawdzenie twojego listu i poproś ich o komentarze i konstruktywną krytykę. Spraw, aby Twoja deklaracja była przykładem inspirowania innych.
