Pracownicy księgowi zajmują się papierkową robotą i bez systemu archiwizacji, biuro może szybko stać się bałaganem. We wszystkich działach księgowości często stosuje się wiele szafek na dokumenty, w tym zamkniętych, w celu zabezpieczenia listy płac i innych poufnych informacji. Dostęp do plików finansowych i danych powinien być ograniczony - biura nie powinny znajdować się w miejscach publicznych. Wdrożenie systemu księgowania w biurze rachunkowym stawia pewne wyzwania, ale można to zrobić z powodzeniem i zwiększyć wydajność działu.
Skonfiguruj dwa rodzaje plików. Jedna szafka na dokumenty lub szuflada na dzienne pliki, które zwykle są przechowywane poza końcem roku. Te pliki zawierają większość twoich wydatków i dochodów. Drugi rodzaj plików dotyczy przechowywania trwałych lub długoterminowych pozycji, które muszą być dostępne w miarę upływu czasu. Przykładami mogą być akta dotyczące polis i procedur, umów, środków trwałych, polis ubezpieczeniowych i innych dokumentów, których nie można odwieźć po zakończeniu roku.
Dokumentacja pliku według typu. Wydatki są składane oddzielnie od listy płac i innych obszarów rachunkowości. Nie mieszaj i dopasowuj. Jeśli niektóre transakcje należą do więcej niż jednego obszaru, np. Wydatki i środki trwałe, wykonaj kopie dokumentów i umieść dokumentację na obu plikach. Koszty można składać alfabetycznie według nazw dostawców, a pliki aktywów trwałych można klasyfikować według dat zakupu. W zależności od rodzaju działalności, tworzenie kopii zapasowych dochodów odbywa się z datą otrzymania lub datą wpłaty w celu ułatwienia późniejszego uzgadniania rachunków bankowych.
Używaj różnych kolorów wraz z plikami. Na przykład możesz złożyć wszystkie swoje wydatki w czerwonych folderach, dochód na zielono i kontrakty w żółtych folderach. Jeśli szukasz pozycji dochodowej, idź prosto do zielonych folderów, oszczędzając czas i energię. Jeśli zobaczysz czerwony plik leżący w pobliżu, możesz go przenieść do właściwej szafki na dokumenty bez żadnych problemów i opóźnień. Koordynacja kolorów ułatwia wypełnianie formularzy.
Wskazówki
-
Ustanowić gorący plik, w którym umieszczasz przedmioty, które wymagają natychmiastowej uwagi i trzymasz je na biurku.
