Możesz dostarczać złe wiadomości pracownikom, klientom lub kierownictwu za pomocą różnych metod. Wiele osób woli, aby negatywne wiadomości były przekazywane bezpośrednio i bezpośrednio. Inni wolą bardziej subtelne podejście, umieszczając wiadomość w najmniej obraźliwym języku. Tak czy inaczej, musisz dostarczać wiadomości, które najprawdopodobniej są niepożądane i niepożądane w jasny i zwięzły sposób.
Utrzymanie relacji
Tylko dlatego, że masz niepożądane informacje do przekazania, nie oznacza to, że musisz zniszczyć relację z odbiorcą. Niezależnie od tego, czy zwalniasz pracowników, odrzucasz prośbę o darowiznę, czy odmawiasz zwrotu kosztów podróży, pamiętaj, że sytuacja może się zmienić w przyszłości, a Twoja decyzja może zostać cofnięta. Dodaj uzupełnienie do notatki, np. Informujące pracowników o tym, jak cenne są Twoje składki. Wyjaśnij fundraiserom, że obecnie twój budżet nie pozwala na pewne wydatki. Dodatek zmiękczy cios i pozostawi otwarte linie komunikacyjne dla możliwych przyszłych relacji.
Opublikuj wiadomość z pozytywnym językiem
Słowa wybrane w notatce pomogą zachować pozytywną reakcję, nawet jeśli dostarczasz negatywną wiadomość. Na przykład możesz poprosić o więcej informacji, aby przetworzyć prośbę o środki pieniężne, zamiast pisać, że podane informacje są nie do zaakceptowania. Powiedz pracownikom, co mogą zrobić zamiast tego, czego nie mogą zrobić. Na przykład napisz "proszę ubierać się w stroje biznesowe w piątki" zamiast "nie nosić dżinsów w zwykłe piątki." Wyślij notatkę do klienta, mówiąc "możesz odebrać swój towar w poniedziałek", zamiast "twoje zamówienie nie będzie gotowy do następnego poniedziałku."
Zapobiegaj konsekwencjom prawnym
Notatki firmowe często trafiają poza mury biznesowe i trafiają w ręce mediów lub innych stron. Unikaj używania jakiegokolwiek języka sugerującego nielegalne lub dyskryminujące praktyki. Na przykład, zamiast pisać: "nasz księgowy opuszcza firmę, ponieważ popełnił rozległe błędy w raportach na koniec roku," napisz "po wielu latach uznanej usługi, nasz księgowy przechodzi na inne możliwości." Clarity pomaga zapobiegać niechcianym pogłoskom z rozprzestrzeniania, które może zaszkodzić reputacji twojej firmy. Niejasny, negatywny komunikat brzmi: "z powodu niewłaściwego postępowania, niektórzy pracownicy finansowi odchodzą." Lepsza notatka brzmi: "z radością ogłaszamy, że nowi członkowie personelu finansowego mają zastąpić odchodzących członków działu księgowości".
Buforuj złe wiadomości
Negatywne notatki często skutkują zranionymi uczuciami i gniewnymi reakcjami. Możesz złagodzić lub przynajmniej zmniejszyć liczbę wypadków ze złych wiadomości, gdy buforujesz go z dobrą wiadomością. Na przykład, rozpocznij negatywną notatkę z napisem "docenisz liczbę dodatkowych świadczeń uwzględnianych w polisie ubezpieczeniowej", kiedy musisz podnieść stawki ubezpieczeniowe. Zachowaj jednak bufor powiązany z komunikatem, aby zachować przejrzystość. Innymi słowy, nie mów "nowa platforma parkingowa otwiera w przyszłym tygodniu", gdy wysyłasz wiadomość o obniżeniu świadczeń.
