Email to skuteczna i szybsza metoda wysyłania komunikacji biznesowej w porównaniu do usługi pocztowej. Jest to również łatwiejszy sposób wymiany dokumentów. Niektóre rzeczy do rozważenia przy wysyłaniu firmowej wiadomości e-mail z załącznikiem to jego rozmiar, program używany do tworzenia załącznika i możliwości wirusów. Ważne jest również, aby pamiętać, że odbiorca może nie być jedynym, który widzi twoją wiadomość. Użyj profesjonalnego tonu, który sprawi dobre wrażenie.
Napisz wiersz tematu, który odpowiednio odzwierciedla komunikat. Konkretne linie tematyczne pomogą pracownikom organizować pocztę zgodnie z projektami firmy. Niejasne tytuły, takie jak "Ważne" lub "Proszę przeczytać", utrudniają wyszukiwanie wiadomości w przyszłości.
Skomponuj wiadomość, która jest zwięzła i łatwa do odczytania. Pracownicy muszą codziennie przeglądać duże ilości wiadomości e-mail i mieć mało czasu na czytanie długich wiadomości. Użyj czytelnej czcionki, dodaj dużo spacji i stosuj odpowiednio duże i małe litery. Napisz swoją wiadomość tonem, który jest uprzejmy, ale profesjonalny, i zacznij od profesjonalnego pozdrowienia.
Patrz załącznik. Zajęci pracownicy są często rzucani na czas i mogą przeoczyć przywiązanie, jeśli nie ma na nie odniesienia. Niech odbiorca wie, co zawiera załącznik i co z nim zrobić.
Upewnij się, że dokument został załączony przed wysłaniem. Janis Fisher Chan, autor książki "E-Mail: A Write It Well Guide - jak pisać i zarządzać e-mailem w miejscu pracy", doradza dołączenie dokumentu przed rozpoczęciem pisania wiadomości.
Poinformuj czytelnika, jaki program jest potrzebny do otwarcia pliku. Microsoft Office Suite i Adobe Acrobat Reader to popularne aplikacje używane w miejscu pracy.
Zastanów się, ile czasu zajmie odbiorca, aby pobrać załącznik. Użyj programu do kompresji plików dla dużych plików, takiego jak WinZip, lub podziel plik na mniejsze sekcje, które możesz wysłać osobno. Uwzględniając zajętego pracownika, możesz również wkleić dokument w treści wiadomości.
Zatwierdź swoją wiadomość. Błędy ortograficzne i gramatyczne wydają się nieprofesjonalne. Unikaj również używania w swojej wiadomości slangu, skrótów i emotikonów. Mogą to być dobrze znane terminy, ale są nieodpowiednie w wiadomościach biznesowych.
Przed wysłaniem skanuj wiadomość i załączony dokument w poszukiwaniu wirusów.
Dołącz oświadczenie zachęcające czytelnika do zeskanowania załącznika w poszukiwaniu wirusów przed pobraniem. Może to ochronić Twoją firmę przed możliwością działań prawnych, jeśli odbiorca otrzyma wirusa za pośrednictwem załącznika.
Ostrzeżenie
Nie wysyłaj łańcuszków, spamu lub dowcipów jako załączników. Są nieprofesjonalne i nieodpowiednie.
