Wszystkie firmy, które zatrudniają i utrzymują pracowników, powinny prowadzić dokumentację pracowników lub personelu dla każdego zatrudniającego pracownika. Menedżerowie ds. Zasobów ludzkich muszą uważać, aby nie uwzględniać wrażliwych informacji w aktach ogólnych pracowników, takich jak akta medyczne, finansowe, karne lub dotyczące poświadczeń bezpieczeństwa. Tego typu informacje muszą być przechowywane w bezpiecznym miejscu, zgodnie z prawem stanowym i federalnym. Inne rodzaje niewiążących informacji powinny być przechowywane w specjalnym pliku dla pracowników, aby umożliwić przegląd pracowników lub być wykorzystywany jako dowód w sporach pracowniczych.
Wstępne rekordy zatrudnienia
Informacje dotyczące komunikacji przed zatrudnieniem, opisu stanowiska, kopie wstępnego wniosku o pracę, CV, notatki z rozmowy kwalifikacyjnej, oferty pracy, wszelkie podpisane formularze weryfikacji, takie jak czytanie i zrozumienie podręcznika pracownika, powinny być przechowywane w aktach pracownika.
Informacje o płacach, płacach i podatkach
Dokumenty tego rodzaju obejmują zapisy dotyczące arkuszy czasu, formularze W-4 wypełnione przez pracownika, zapisy obecności, upoważnienia do bezpośredniego depozytu, roczne wyciągi W-2 i mandaty na wsparcie dzieci mające wpływ na zarobki pracownika najemnego.
Oceny wydajności, recenzje i incydenty
Jeśli Twoja firma przeprowadza okresowe przeglądy wyników, kopię każdego przeglądu dotyczącego danego pracownika należy umieścić w aktach osobowych pracownika. Ponadto, wszelkie incydenty dotyczące sporów z innymi pracownikami lub kierownictwem, kwestie behawioralne, wzorce nieobecności, słaba praca i pisemne ostrzeżenia powinny być odnotowane w pliku.
Trening i edukacja
Wiele stanowisk wymaga wstępnego i stałego szkolenia, edukacji lub certyfikacji. Pracodawcy powinni prowadzić rejestr wszystkich programów szkoleniowych, które pracownik wykonuje. Jeśli pracownik otrzymał zaświadczenie o ukończeniu danego kursu związanego z danym stanowiskiem, kopię należy zachować w pliku.
Awaryjne kontakty i zalety
Wszyscy pracodawcy powinni przechowywać listę kontaktów alarmowych dla każdego pracownika, niezależnie od tego, czy środowisko pracy jest niebezpieczne. Dodatkowo należy odnotować wszystkie korzyści związane z pozycją pracownika. Świadczenia mogą obejmować płatne urlopy, ubezpieczenie medyczne, programy refundacji czesnego i inne ubezpieczenia.
